ОРГАНИЗАЦИЯ
ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО УЧЕТА
Л.А.СИЛУТИНА, начальник отдела организации
персонифицированного учета
Фонда социальной защиты
населения Минтруда и соцзащиты
С 2003 года вся информация о стаже и о заработке каждого
работника по всем местам работы будет учитываться органами Фонда
социальной защиты населения (далее - Фонд) в индивидуальном
лицевом счете работника и храниться до тех пор, пока она не
будет востребована для назначения пенсии. Представление
необходимых для этого сведений входит в обязанности
работодателей.
Наиболее сложной процедурой в организации
персонифицированного учета является массовая первоначальная
регистрация работающих граждан. Их у нас в республике около 4,5
млн. человек.
Регулируется эта процедура Положением о порядке
первоначальной регистрации застрахованных лиц при введении
индивидуального (персонифицированного) учета в системе
государственного социального страхования, утвержденным
постановлением Министерства труда и социальной защиты от 23 мая
2002 г. № 79.
Документы для проведения первоначальной регистрации обязан
готовить и представлять работодатель. В большинстве своем эта
нагрузка ляжет на специалистов кадровых служб. Однако без
бухгалтерии в этом деле тоже не обойтись. В ее обязанность
скорее всего войдет подготовка документов для регистрации
граждан, выполняющих работы и оказывающих услуги по гражданско-
правовым договорам.
Документы персонифицированного учета (далее - ДПУ)
необходимо заполнять и представлять по всем работникам,
выполняющим работы:
- по трудовому договору (контракту);
- гражданско-правовому договору (предметом которого
являются оказание услуг, выполнение работ и создание объектов
интеллектуальной собственности) у юридических лиц и
индивидуальных предпринимателей (далее - гражданско-правовой
договор);
- на основе членства (участия) в юридических лицах любых
организационно-правовых форм.
Регистрация граждан Республики Беларусь, имеющих паспорт,
подтверждающий принадлежность к гражданству бывшего СССР (далее
- паспорт старого образца), иностранных граждан и лиц без
гражданства производится на основании формы ПУ-1 «Анкета
застрахованного лица» (тип формы - регистрация). Заполнить форму
(если это делается вручную) может сам работник, кадровик или
бухгалтер. Подготовкой формы в электронном виде занимаются
службы работодателя.
Пример заполнения реквизитов формы имеет следующий вид.
Форма ПУ-1
АНКЕТА ЗАСТРАХОВАННОГО ЛИЦА
------------------------------------¬
¦ ----¬ Тип формы¦
¦ ¦ Х ¦ регистрация ¦
¦ L---- ¦
¦ ----¬ ¦
¦ ¦ ¦ изменение анкетных данных ¦
¦ L---- ¦
¦ ----¬ ¦
¦ ¦ ¦ восстановление свидетельства¦
¦ L---- социального страхования ¦
L------------------------------------
Заполняется ЗАГЛАВНЫМИ печатными буквами на русском языке
Фамилия КОРОЛЕВА
Имя НИНА
Отчество СТЕПАНОВНА
----¬ ----¬
Пол ¦ ¦мужской ¦ Х ¦женский
L---- L----
----¬ ----¬
Гражданин Республики Беларусь ¦ Х ¦да ¦ ¦нет
L---- L----
Дата рождения 12 / 04/ 1976 г.
Место рождения:
город (село, дер.) ПРОЗОРОКИ
район ГЛУБОКСКИЙ
область (край, республика) ВИТЕБСКАЯ ОБЛАСТЬ
страна РЕСПУБЛИКА БЕЛАРУСЬ
Паспорт серия ХХХII-ВН номер 235348
Дата выдачи 25/07/1982 г.
Личный номер
Кем выдан МОСКОВСКИМ РОВД г. МИНСКА
Место постоянного жительства: индекс 220116, адрес: г.
МИНСК, УЛ. ЧИЧЕРИНА, 11, КВ. 2
-----------------------------------------------------------------¬
¦Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве ¦
¦социального страхования (заполняются при изменении анкетных¦
¦данных и восстановлении свидетельства социального страхования) ¦
¦Страховой номер _______________________________________________ ¦
¦Фамилия________________________________________________________ ¦
¦Имя____________________________________________________________ ¦
¦Отчество_______________________________________________________ ¦
¦Дата рождения ____/ _____/_________ г. ¦
L-----------------------------------------------------------------
Телефоны: служебный 245 65 23, домашний 272 42 44
Дата заполнения
11/01/2001 г.
Личная подпись застрахованного лица Королева
Заверяется работодателем
Руководитель Иванов ИВАНОВ П.П.
М.П.
Процедура регистрации граждан, имеющих паспорт гражданина
Республики Беларусь (далее - паспорт нового образца),
значительно упрощена и производится на основании формы ПУ-2
«Сведения о приеме и увольнении» (тип формы - первоначальная
регистрация). Пример заполнения реквизитов формы имеет следующий
вид.
Форма ПУ-2
СВЕДЕНИЯ О ПРИЕМЕ И УВОЛЬНЕНИИ
------------------------------------¬
¦ ----¬ Тип формы¦
¦ ¦ Х ¦ первоначальная регистрация ¦
¦ L---- ¦
¦ ----¬ ¦
¦ ¦ ¦ исходная ¦
¦ L---- ¦
¦ ----¬ ¦
¦ ¦ ¦ корректирующая ¦
¦ L---- ¦
¦ ----¬ ¦
¦ ¦ ¦ отменяющая ¦
¦ L---- ¦
L------------------------------------
Регистрационный номер работодателя 501000895
Наименование работодателя Фонд социальной защиты
населения Министерства труда
и социальной защиты Республики
Беларусь
--------------------¬ ---------------------¬
¦ Кварталы ¦ ¦ Год ¦
¦------------------¬¦ ¦-----T----T----T---¬¦
Отчетны馦----T---T---T---¬¦¦ ¦¦ 2 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 3 ¦¦
период ¦¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦¦ ¦L----+----+----+----¦
¦¦L---+---+---+----¦¦ ¦ ¦
¦¦ I II III IV ¦¦ ¦ ¦
¦L------------------¦ ¦ ¦
L-------------------- L---------------------
------------------T---------------T-------T-------T--------T------¬
¦Фамилия, имя, от-¦ Страховой но- ¦Код ви-¦ Дата ¦ Дата ¦ Код ¦
¦ чество ¦мер(при перво- ¦да до- ¦приема ¦увольне-¦причи-¦
¦ ¦начальной реги-¦гово ра¦на ра- ¦ ния с ¦ ны ¦
¦ ¦страции - ичный¦ ¦ боту ¦ работы ¦уволь-¦
¦ ¦номер по паспо-¦ ¦ ¦ ¦нения*¦
¦ ¦ рту) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+---------------+-------+-------+--------+------+
¦КЛИМЧЕНКО ¦3141276В007РВ6 ¦ 01 ¦01.01. ¦ ¦ ¦
¦ВЛАДИМИР ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦АЛЕКСАНДРОВИЧ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+---------------+-------+-------+--------+------+
¦ГРАБАР НИНА¦4140366А081РВ3 ¦ 01 ¦14.03. ¦ ¦ ¦
¦ВИКТОРОВНА ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+---------------+-------+-------+--------+------+
¦КАТЛЯРОВА ¦ 4160862А090РВ6¦ 01 ¦17.01. ¦ ¦ ¦
¦СВЕТЛАНА ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ЛЕОНИДОВНА ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+---------------+-------+-------+--------+------+
¦ДОРОХОВ ИВАН¦ 3090752А012РВ7¦ 03 ¦ ¦ ¦ ¦
¦НИКОЛАЕВИЧ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------+---------------+-------+-------+--------+-------
_____________________________
*Заполняется в следующих случаях: смерть застрахованного
лица (код - 1), увольнение в связи с уходом на пенсию (код - 2).
Дата заполнения 03/ 02/ 2003 г.
Руководитель Иванов Иванов И.И. Заполнил Петров Петров П.П.
____________________________ ____________________________
(подпись, фамилия, инициалы) (подпись, фамилия, инициалы)
М.П.
Тел. 283-28-72
Эта форма содержит не только отдельные анкетные данные
застрахованного лица, но и сведения о дате приема на работу и
вид договора, на основании которого выполняется работа. В данном
ophlepe код вида договора 01 - это трудовой договор (срочный,
бессрочный, контракт), 03 - гражданско-правовой договор (договор
подряда, поручения и др.). Для заполнения реквизитов форм ПУ-2
«Сведения о приеме и увольнении» и ПУ-3 «Индивидуальные
сведения» следует пользоваться приложением 5 к Инструкции по
заполнению форм документов персонифицированного учета,
утвержденной постановлением Министерства социальной защиты от 27
сентября 2000 г. № 16. Для застрахованных лиц, работающих по
состоянию на 1 января 2003 г. по трудовому договору, указывается
дата приема на работу «01.01.» независимо от фактической даты.
Пример.
Один работник принят на работу 20 января 1983 г., другой -
31 декабря 2002 г. У обоих в форме ПУ-2 должна быть проставлена
дата «01.01.».
Для застрахованных лиц, принятых на работу после 1 января
2003 г., указывается фактическая дата приема. Год заполняется в
реквизите «Отчетный период», кварталы в типе формы
«первоначальная регистрация» не обозначаются. По коду вида
договора 03 (гражданско-правовой) даты не проставляются.
В форме для ручного заполнения предусмотрено указание
фамилии и инициалов застрахованного лица, имя и отчество
полностью не пишутся. Такое же упрощение может иметь и
электронный вид документа.
Для граждан, имеющих паспорт нового образца, может быть
заполнена и форма ПУ-1 «Анкета застрахованного лица» (тип формы
- регистрация) в сокращенном виде: с указанием фамилии, имени,
отчества застрахованного лица и личного номера по следующему
примеру.
Форма ПУ-1
АНКЕТА ЗАСТРАХОВАННОГО ЛИЦА
------------------------------------¬
¦ ----¬ Тип формы¦
¦ ¦ Х ¦ регистрация ¦
¦ L---- ¦
¦ ----¬ ¦
¦ ¦ ¦ изменение анкетных данных ¦
¦ L---- ¦
¦ ----¬ ¦
¦ ¦ ¦ восстановление свидетельства¦
¦ L---- социального страхования ¦
L------------------------------------
Заполняется ЗАГЛАВНЫМИ печатными буквами на русском языке
Фамилия КОРОЛЕВА
Имя НИНА
Отчество СТЕПАНОВНА
----¬ ----¬
Пол ¦ ¦мужской ¦ ¦женский
L---- L----
----¬ ----¬
Гражданин Республики Беларусь ¦ ¦да ¦ ¦нет
L---- L----
Дата рождения
Место рождения:
город (село, дер.)
район
область (край, республика)
страна
Паспорт серия номер
Дата выдачи
Личный номер 4120674А009РВ6
Кем выдан
Место постоянного жительства:
-----------------------------------------------------------------¬
¦Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве ¦
¦социального страхования (заполняются при изменении анкетных¦
¦данных и восстановлении свидетельства социального страхования) ¦
¦Страховой номер _______________________________________________ ¦
¦Фамилия________________________________________________________ ¦
¦Имя____________________________________________________________ ¦
¦Отчество_______________________________________________________ ¦
¦Дата рождения ____/ _____/_________ г. ¦
L-----------------------------------------------------------------
Телефоны: служебный 245 65 23, домашний 272 42 44
Дата заполнения
11/01/2001 г.
Личная подпись застрахованного лица Королева
Заверяется работодателем
Руководитель Иванов ИВАНОВ П.П.
М.П.
Анкетные данные граждан, обладающих паспортами нового
образца, имеются в базе данных паспортно-визовой службы
Министерства внутренних дел (далее - БД МВД). По личному номеру
осуществляется поиск соответствующих анкетных данных в БД МВД,
производится проверка на соответствие фамилии и инициалов по
форме ПУ-2 найденным данным. При совпадении сведений
застрахованному лицу открывается индивидуальный лицевой счет,
личный номер становится страховым номером данного лицевого
счета, а недостающие анкетные данные извлекаются из БД МВД и
заносятся в индивидуальный лицевой счет. Использование такой
технологии дает большую экономию времени и значительное
сокращение трудозатрат. Кроме того, анкетные данные являются
самыми достоверными, именно теми, которые занесены в паспорт.
Процесс подготовки форм для регистрации в этом случае упрощен и
осуществляется службами работодателей. Вот по этой причине Фонд
рекомендует заменять паспорта старого образца на новые.
Срок для проведения первоначальной регистрации по всей
республике будет определен Фондом социальной защиты населения.
Его продолжительность зависит от готовности работодателей, от
возможностей каналов связи, по которым будет передаваться
информация, от вида, в котором представляются документы (в
электронном виде или на бумажных носителях), и других факторов.
Понятно, что какая-то часть работодателей обязана сдать
документы в первых числах января, а дата их представления
другими - это и февраль, и март, и, возможно, более поздние
сроки.
Каждому работодателю индивидуально местным органом Фонда
устанавливается дата представления ДПУ для первоначальной
регистрации.
Как уже было сказано ранее, первоначальной регистрации
подлежат граждане, работающие:
- по трудовому договору;
- по гражданско-правовому договору;
- на основе членства (участия).
Для первоначальной регистрации заполняются и представляются
документы на застрахованных лиц:
1) работавших по состоянию на 1 января 2003 г., принятых на
работу после 1 января 2003 г.:
- и продолжающих работать,
- и уволившихся,
по дату представления работодателем ДПУ для первоначальной
регистрации;
2) принятых на работу в период после даты представления
работодателем ДПУ для первоначальной регистрации по дату
завершения первоначальной регистрации.
Дата завершения первоначальной регистрации устанавливается
Фондом. Установлена эта дата будет после того, как не менее 90
процентов работодателей представят ДПУ для регистрации. Фонд
обработает данные, откроет индивидуальные лицевые счета,
изготовит страховые свидетельства государственного социального
страхования (далее - свидетельство социального страхования), а
работодатель выдаст их застрахованным лицам и вернет Фонду
ведомость выдачи свидетельств социального страхования. Об этой
дате будет сообщено через средства массовой информации.
Таким образом, следует различать три даты:
- дата введения персонифицированного учета - 1 января
2003 г.;
- дата представления ДПУ для первоначальной регистрации -
устанавливается местным органом Фонда каждому работодателю
индивидуально;
- дата завершения первоначальной регистрации -
устанавливается Фондом.
До даты представления ДПУ для первоначальной регистрации
формы ПУ-1 и ПУ-2 накапливаются по всем застрахованным лицам,
подлежащим регистрации, и разово сдаются в отдел Фонда.
Регистрация застрахованных лиц после установленной органами
Фонда даты представления ДПУ по дату завершения первоначальной
регистрации осуществляется в течение 5 дней со дня принятия на
работу физического лица, не имеющего свидетельства социального
страхования, на основании форм ПУ-1 и ПУ-2.
Регистрация застрахованных лиц после даты завершения
первоначальной регистрации осуществляется в течение 5 дней со
дня принятия на работу ТОЛЬКО на основании формы ПУ-1 «Анкета
застрахованного лица» независимо от того, какой паспорт у
застрахованного лица: нового или старого образца.
Рассмотрим сказанное на примере.
Пример.
Дата представления ДПУ будет установлена предприятию 14
февраля 2003 г. С 1 января по 14 февраля некоторые работники
могут уволиться. Отдел кадров и служба, ответственная за
регистрацию граждан, выполняющих работы по гражданско-правовым
договорам, должны оставить у себя заполненные формы ПУ-1 «Анкета
застрахованного лица» (тип формы - регистрация) по работникам,
имеющим паспорт старого образца, или записать в дело (карточку)
личный номер для лиц, имеющих паспорт нового образца. Если этого
не сделать, подготовка документов для регистрации уволившихся
работников может стать невозможной. Регистрировать их
обязательно, так как после завершения первоначальной регистрации
отдел кадров должен представить в местный орган Фонда форму ПУ-2
"Сведения о приеме и увольнении" (тип формы - исходная) с
отражением в ней дат приема на работу и увольнения с работы
застрахованных лиц. На основании этих сведений производится
запись в индивидуальный лицевой счет. Это не все. По истечении
2003 года бухгалтерия будет заполнять форму ПУ-3 «Индивидуальные
сведения» (тип формы - исходная) по всем работникам, которым
производились выплаты в 2003 году. И отделу кадров в форме ПУ-2,
и бухгалтерии в форме ПУ-3 потребуется указать страховые номера,
которые присвоены индивидуальным лицевым счетам (далее - ИЛС).
Подчеркиваем, страховые номера ИЛС, а не личные номера граждан,
хоть они и совпадают со страховыми. Автоматизированная система
управления персонифицированным учетом, действующая в Фонде,
построена таким образом, что в ИЛС в обязательном порядке должна
быть отражена дата приема на работу застрахованного лица на
конкретное предприятие, только после этого система примет и
обработает форму ПУ-3. В противном случае данная форма будет
возвращена.
Где же взять информацию о страховом номере? Она содержится
в ведомости, которую получит каждый работодатель вместе с
изготовленными свидетельствами социального страхования. Один
экземпляр ведомости останется у работодателя, второй - с
подписями застрахованных лиц, получивших свидетельства
социального страхования, должен быть возвращен в отдел Фонда.
Если работник уволился, то свидетельство возвращается вместе с
ведомостью.
Итак, предприятие 14 февраля сдало документы для
регистрации своих работников. А граждане не ждут, а приходят на
работу и увольняются с работы и после этой даты. Как поступать?
Лица, принимаемые на работу после 14 февраля и не имеющие
свидетельств социального страхования, должны быть
зарегистрированы в Фонде в течение 5 дней. Причем для граждан,
имеющих паспорт старого образца, заполняется форма ПУ-1 «Анкета
застрахованного лица», а для граждан, имеющих паспорт нового
образца, заполняется форма ПУ-2 «Сведения о приеме и
увольнении».
Следует иметь в виду, что регистрация граждан производится
только один раз, а поэтому при приеме на работу следует
требовать у них свидетельство социального страхования и только
при его отсутствии заполнять форму с анкетными данными. К слову,
многократная подача документов на регистрацию граждан, которым
уже выданы свидетельства социального страхования, - это ошибка
некоторых предприятий Гомельской области, с которыми мы работаем
с 1 января 2001 г.
Фонд, обработав формы с анкетными данными, открывает
каждому застрахованному лицу индивидуальный лицевой счет под
определенным страховым номером. Процедурой, завершающей процесс
регистрации застрахованного лица, является изготовление и выдача
свидетельства социального страхования. Местный орган Фонда
передает свидетельства представителю работодателя по ведомости.
Фонд и предприятия, расположенные на территории
Центрального района г. Гомеля, Жлобинского района и г. Жлобина,
приступили к реализации Закона от 6 января 1999 г. «Об
индивидуальном (персонифицированном) учете в системе
государственного социального страхования» с 1 января 2001 г. За
истекшее время органами Фонда зарегистрировано и внесено в
реестр застрахованных лиц более 120 000 работающих граждан.
Каждому застрахованному лицу открыт индивидуальный лицевой счет
под определенным страховым номером. По упрощенной схеме с
использованием базы данных паспортно-визовой службы Министерства
внутренних дел зарегистрировано более 77 процентов граждан.
Много вопросов вызывает страховой номер, в частности,
необходимость его наличия и структура. Наличие страхового номера
у индивидуального лицевого счета позволит накапливать в нем
сведения только по одному конкретному лицу за несколько
десятилетий его трудовой деятельности. Любой лицевой счет,
который ведется бухгалтерией предприятия, имеет номер. Между тем
имеют номера и лицевые счета оплаты за квартиру, электроэнергию,
газ, счета накопления денежных средств в банках и т.п.
В качестве страхового номера для персонифицированного учета
сведений о застрахованных лицах система государственного
социального страхования использует личный номер гражданина по
национальному паспорту. Это позволяет, как уже говорилось,
значительно упростить процедуру регистрации органами Фонда
работающих граждан, увеличить достоверность анкетных данных и
избежать ошибок при их обработке, исключить случаи многократной
регистрации одного и того же лица и тем самым удешевить систему
персонифицированного учета.
Практика нашей работы уже имеет ряд примеров, когда только
с помощью органов Фонда граждане замечали ошибки в своих
паспортах. Исправить их своевременно особого труда не
составляет. К слову, не все отделы кадров правильно записывали
фамилии работников, да и сами работники допускали ошибки.
Благодаря сверке с анкетными данными граждан, имеющимися в
паспортно-визовой службе, было обнаружено много неточностей.
С учетом того, что не все граждане Республики Беларусь
осуществили замену паспортов, предусмотрена возможность
регистрации граждан, не имеющих национальных паспортов. В этом
случае страховые номера их индивидуальным лицевым счетам будут
присвоены Фондом.
Застрахованному лицу, получающему свидетельство социального
страхования, следует проверить данные, записанные в
свидетельстве. Если у застрахованного лица паспорт нового
образца, то прежде чем возвращать свидетельство социального
страхования в связи с имеющейся ошибкой, следует заглянуть в
свой паспорт.
После выдачи свидетельств работодатель обязан вернуть
ведомость с подписями получивших свидетельства, а также
невыданные свидетельства с указанием причин невыдачи.
Вероятнее всего, как подготовка документов для регистрации,
так и выдача свидетельств будут выполняться отделами кадров.
Теперь несколько слов о способах заполнения документов.
Формы документов персонифицированного учета могут быть
заполнены вручную. В целях повышения производительности труда,
сокращения сроков обработки рукописных ДПУ, представленных
плательщиками страховых взносов в органы Фонда, уменьшения
количества ошибок при вводе информации предусматривается
применять автоматизированную систему массовой обработки
рукописных бумажных документов. Данная система включает в себя
элементы скоростного сканирования и технологии по
автоматическому распознаванию и редактированию распознанных
данных из форм (далее - сканирование).
Формы документов, предназначенных для сканирования,
представляют собой бумажные бланки розового цвета с белыми
полями в виде клеток, которые необходимо заполнить. Для
сканирования предусматривается заполнять формы ДПУ (ПУ-1 «Анкета
застрахованного лица», ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» и
ПУ-3 «Индивидуальные сведения»).
Общие требования по заполнению ДПУ установлены Правилами
индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц
в системе государственного социального страхования, в редакции,
утвержденной постановлением Совета Министров от 13 апреля 2000
г. № 502 (с изменениями и дополнениями), от 26 февраля 2001 г. №
267, от 28 февраля 2002 г. № 288, от 26 апреля 2002 г. № 534), и
Инструкцией по заполнению форм документов персонифицированного
учета, утвержденной постановлением Министерства социальной
защиты от 27 сентября 2000 г. № 16 (с изменениями и дополнениями
от 23 мая 2002 г. № 80).
Правила заполнения документов, предназначенных для
сканирования, имеют следующие особенности:
1) в форме ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» реквизиты
«Имя» и «Отчество» заполняются инициалами;
2) заполнение документов производится строго в пределах
полей белого цвета;
3) в одной клетке бланка может быть написан только один
символ (буква или цифра). Знаки препинания (точки, запятые и
другие) не ставятся;
4) слова отделяются друг от друга одной белой незаполненной
клеткой;
5) при переносе части слова на другую строку правила
переноса могут не соблюдаться;
6) печать ставится в строго отведенном месте.
Образец заполнения формы, предназначенной для сканирования,
имеет следующий вид.
Бланки форм для ручного заполнения будут выдаваться
районными отделами Фонда.
Как видно, заполнить такую форму не так просто. Можно
справиться, если работников не более 20-30. Поэтому руководству
предприятий и организаций следует уже сегодня задуматься, каким
же образом выполнить требования Закона «Об индивидуальном
(персонифицированном) учете в системе государственного
социального страхования»: либо увеличить численность кадровиков
и бухгалтеров, либо приобрести компьютерную технику. А если
компьютеры есть, то значительно проще тем, кто имеет программы
«Кадры» и «Бухгалтерия». Тогда останется самая малость -
доработать программы, чтобы можно было формировать для
персонифицированного учета информацию в электронном виде.
В настоящее время Фондом разрабатываются и совершенствуются
программы для подготовки документов персонифицированного учета в
электронном виде. Какую из них организация будет использовать,
зависит от навыков специалистов, возможностей самой техники,
наличия программы «Кадры» и ряда других факторов. Инструкцию по
подготовке документов персонифицированного учета на машинном
носителе можно получить в областных и Минском городском
управлениях Фонда, а также в районном отделе Фонда. Инструкция
содержит в себе описание требований по структуре и формату
файлов документов персонифицированного учета в электронном виде,
что позволит работодателям заняться доработкой имеющихся у них
программ «Кадры» и «Бухгалтерия» с тем, чтобы данные из них
могли быть использованы для подготовки файлов с информацией
персонифицированного учета. Управления располагают и комплексом
программ «Подготовка электронных документов персонифицированного
учета». Комплекс программ предназначается для малых и средних
предприятий, не имеющих четко выраженных структур АСУ, и
позволяет просто заменить ручку клавиатурой компьютера, а также
произвести контроль правильности формирования ДПУ. Систему
контроля можно использовать отдельно.
Для крупных предприятий, располагающих подразделениями АСУ,
Фондом разрабатываются библиотеки формирования электронной
цифровой подписи, с помощью которых отделами АСУ работодателя
могут быть разработаны собственные средства формирования
электронных документов персонифицированного учета.
В настоящее время ведется разработка средств формирования
электронно-цифровой подписи, что (на основании Закона от 10
января 2000 г. «Об электронном документе») обеспечит юридическую
законность формируемых электронных документов и избавит от
необходимости печатания бумажных документов.
Если коротко остановиться на правилах представления ДПУ в
органы Фонда, то следует сказать, что они изложены в Положении о
порядке передачи-приема документов персонифицированного учета, в
редакции, утвержденной постановлением Министерства труда и
социальной защиты от 24 июня 2002 г. № 89.
Плательщик страховых взносов комплектует формы ДПУ в пачки
объемом не более 200 листов в каждой. Формы ДПУ по каждому
обособленному подразделению комплектуются в отдельную пачку.
Особенно важно соблюдать это требование при первоначальной
регистрации. Фонд формирует ведомости на выдачу свидетельств
социального страхования строго в соответствии с пачкой ДПУ,
полученной от работодателя. Для выдачи свидетельств
застрахованным лицам, работающим в конкретном подразделении,
работодателю проще передать подразделению его ведомость, чем с
общей ведомостью бегать или ездить по нескольким цехам или
филиалам.
Пачка может содержать формы только одного вида.
Внутри пачки формы ДПУ комплектуются по типам следующим
образом:
- для формы ПУ-1 «Анкета застрахованного лица» - сначала
тип формы - регистрация, затем тип формы - изменение анкетных
данных и тип формы - восстановление свидетельства социального
страхования;
- для форм ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении», ПУ-3
«Индивидуальные сведения» - все типы форм комплектуются в
отдельные пачки.
Пачки, сформированные в ином порядке, не принимаются.
Каждой пачке ДПУ плательщик страховых взносов присваивает
порядковый номер, который не должен повторяться.
По каждой пачке ДПУ плательщик страховых взносов заполняет
в двух экземплярах сопроводительный документ «Описание пачки
документов персонифицированного учета».
Жесткие требования связаны с необходимостью длительного
хранения Фондом оригиналов ДПУ, на основании которых информация
заносится в индивидуальный лицевой счет. Организация такого рода
архивов предполагает соответствующее оформление документов.
Все нормативные документы, регулирующие ведение
персонифицированного учета, а также комплекс программ для
подготовки документов персонифицированного учета на машинном
носителе, размещены на web-сайте Фонда, который доступен по
адресу www.ssf.gov.by .
23.10.2002 г.
Приложение №2 к Вестнику Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, 2002 г., № 4, с.162
