Об утверждении Порядка хранения архивных документов ликвидированных субъектов хозяйствования
ПРИКАЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
22 мая 1997 г. N 13
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ЛИКВИДИРОВАННЫХ СУБЪЕКТОВ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ
В соответствии с постановлением Совета Министров Республики
Беларусь от 23.04.97 N 390 Госкомархивом разработан Порядок хранения
архивных документов ликвидируемых субъектов хозяйствования.
В целях совершенствования работы по проведению экспертизы
ценности, отбора на хранение, обеспечения сохранности и
использования документов ликвидированных субъектов хозяйствования
приказываю:
1. Утвердить Порядок хранения архивных документов
ликвидированных субъектов хозяйствования.
2. Довести до сведения регистрирующих субъекты хозяйствования
органов и учреждений государственной архивной службы настоящий
Порядок.
Председатель Госкомитета А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
Приказ председателя
Госкомархива
22.05.1997 N 13
Порядок
хранения архивных документов ликвидированных
субъектов хозяйствования
1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с постановлением
Совета Министров Республики Беларусь от 23.04.1997 г. N 390 и
регламентирует требования по обеспечению сохранности и дальнейшего
хранения архивных документов ликвидированных субъектов
хозяйствования.
2. Собственники (учредители) субъектов хозяйствования,
отнесенных к негосударственной части Национально-архивного фонда
Республики Беларусь (НАФ) в соответствии с инструкциями и правилами,
издаваемыми органами государственной архивной службы, обеспечивают
сохранность, учет, отбор документов негосударственной части НАФ и
подготовку их для дальнейшего хранения.
3. Субъекты хозяйствования негосударственной формы
собственности для проведения экспертизы ценности документов, их
отбора на хранение и уничтожение, образуют экспертные комиссии.
4. Руководители (учредители) субъектов хозяйствования несут
ответственность за полноту, обеспечение сохранности документов,
создаваемых в их деятельности.
5. Порядок передачи и дальнейшего использования документов
ликвидируемых субъектов хозяйствования предусматривается в приказе
руководителя (учредителя) ликвидируемого субъекта хозяйствования о
ликвидации. В состав ликвидационной комиссии могут быть включены
представители государственной архивной службы.
6. В случае ликвидации субъектов хозяйствования:
6.1. документы постоянного срока хранения передаются по описям
дел постоянного хранения в регистрирующие их органы.
Описи дел постоянного хранения рассматриваются на заседании
экспертной комиссии ликвидируемого субъекта хозяйствования,
согласовываются с ней, утверждаются экспертной комиссией
регистрирующего органа и руководителем ликвидируемого субъекта
хозяйствования (приложение 1).
6.2. Документы по личному составу ликвидируемого субъекта
хозяйствования в упорядоченном состоянии по описям дел также
передаются в регистрирующие их органы. Описи дел по личному составу
рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемого
субъекта хозяйствования, согласовываются с ней и с экспертной
комиссией регистрирующего органа и утверждаются руководителями
ликвидируемого субъекта хозяйствования (приложение 2).
6.3. Документы временного срока хранения ликвидируемого
субъекта хозяйствования, сроки хранения которых не истекли, по
описям, номенклатурам дел и другим учетным документам передаются в
регистрирующий орган с соответствующей отметкой в них о приеме-сдаче
документов временного срока хранения.
6.4. Документы временного срока хранения, сроки хранения
которых в соответствии с действующим "Перечнем документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков
хранения" (М., 1989 г.) истекли, подлежат уничтожению по акту,
который рассматривается на заседании экспертной комиссии
ликвидируемого субъекта хозяйствования и утверждается ее
руководителем.
Уничтожение включенных в акт дел производится за тот
хронологический период времени, за который имеются утвержденные
описи на дела постоянного хранения и по личному составу (приложение
3).
7. При согласии органов государственной архивной службы
документы ликвидируемых субъектов хозяйствования, имеющие
научно-историческое значение (постоянного срока хранения) могут быть
приняты в государственные архивы на государственное хранение с
компенсацией государству расходов по их хранению и использованию.
Условия передачи документов в государственные архивы и их
хранение оговариваются договором.
8. Перед передачей документов ликвидируемого субъекта
хозяйствования проводится проверка наличия и состояния, а также
качество обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и
архиве.
9. Передача документов ликвидируемого субъекта хозяйствования
осуществляется по акту (приложение 4).
10. Органы, зарегистрировавшие субъекты хозяйствования и
принявшие на хранение документы ликвидируемых субъектов
хозяйствования, обязаны принять меры по сохранности принятых
документов и их дальнейшему использованию.
11. Ликвидируемые субъекты хозяйствования представляют в
финансовые органы справку из зарегистрировавшего их органа о сдаче
им на хранение документов постоянного хранения, по личному составу и
временного срока хранения, сроки хранения которых не истекли.
12. Регистрирующие органы ежегодно представляют в
государственные архивы сведения о поступивших к ним на хранение
документов ликвидируемых субъектов хозяйствования для их
использования в целях защиты социально-правовых интересов граждан.
Приложение 1
Наименование УТВЕРЖДЕНО
организации Наименование
должности руководителя
Опись N ликвидируемого субъекта
дел постоянного хозяйствования
хранения Подпись расшифровка
за ____ год(ы) Дата подписи
-------------------------------------------------------------------
Название раздела (структурного подразделения организации)
-----T--------T----------------T-----------T------------T----------
N ¦ Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Дата дела ¦ Количество ¦Примечания
п/п ¦ дела ¦ (тома, части) ¦ (тома, ¦ листов в ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ деле (томе,¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦
-----+--------+----------------+-----------+------------+----------
В данный раздел описи (опись) внесено _____________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _ по N _, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи подпись расшифровка подписи
Дата
Зав.ведомственным архивом
(лицо, ответственное за
архив) подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО *)
протокол экспертной протокол экспертной
комиссии ликвидируемого комиссии регистрирующего
субъекта хозяйствования органа
от _____ N __ от ____ N __
____________________________
*) В случае передачи дел в соответствии с п.7 настоящего
Порядка опись дел постоянного хранения утверждается
экспертно-проверочной комиссией архивного органа.
Приложение 2
Наименование УТВЕРЖДЕНО
организации Наименование
должности руководителя
Опись N _ ликвидируемого
дел по личному субъекта хозяйствования
составу Подпись расшифровка
за ________ год(ы) Дата подписи
-------------------------------------------------------------------
Название раздела
----T-------T------------T-------T---------T------------T----------
N ¦Индекс ¦Заголовок ¦Дата ¦Срок ¦Количество ¦Примечания
п/п ¦дела ¦дела (тома, ¦дела ¦хранения ¦листов в ¦
¦ ¦части) ¦(тома, ¦дела ¦деле (томе, ¦
¦ ¦ ¦части) ¦(тома, ¦части) ¦
¦ ¦ ¦ ¦части) ¦ ¦
----+-------+------------+-------+---------+------------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7
----+-------+------------+-------+---------+------------+----------
В данный раздел описи (опись) внесено ___________________ дел с
(цифрами и прописью)
N _ по N _, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Дата подпись расшифровка подписи
Начальник отдела кадров
(инспектор по кадрам)
Дата подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО *)
протокол экспертной протокол экспертной
комиссии ликвидируемого комиссии регистрирующего
субъекта хозяйствования органа
от ______ N __ от ______ N __
____________________________
*) В случае передачи дел в соответствии с п.7 настоящего
Порядка опись дел по личному составу согласовывается с
экспертно-проверочной комиссией архивного органа.
Приложение 3
Наименование УТВЕРЖДЕНО
организации Наименование должности
руководителя субъекта
АКТ хозяйствования
___ N ___ Подпись расшифровка
место составления Дата подписи
О выделении к
уничтожению
документов, не
подлежащих хранению
На основании __________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение следующие документы и дела
ликвидируемого субъекта хозяйствования
---T---------T--------T-------T------------T-------T--------T------
N ¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс дела ¦Коли- ¦Сроки ¦Приме-
п/п¦дела или ¦дела ¦описей ¦(тома, ¦чество ¦хранения¦чания
¦групповой¦или ¦(номен-¦частей) по ¦дел ¦дела ¦
¦заголовок¦крайние ¦клатур)¦номенклатуре¦(томов,¦(тома, ¦
¦дел ¦даты ¦за ¦дел или N ¦частей)¦части) и¦
¦ ¦дел ¦год(ы) ¦дела по ¦ ¦номера ¦
¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦статей ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦
---+---------+--------+-------+------------+-------+--------+------
Итого ____________________ дел за ____ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с экспертной комиссией регистрирующего
органа (протокол от ____ N __).
Наименование должности
лица, проводившего экспертизу
ценности документов
Дата подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
протокол заседания
экспертной комиссии
ликвидируемого субъекта
хозяйствования
от ______ N __
Документы в количестве ____________________ дел, весом _____ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ______________________________________ на переработку по
(наименование организации)
приемо-сдаточной накладной N __.
Наименование должности
работника, сдавшего документы
Дата подпись расшифровка подписи
Приложение 4
УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО
Наименование должности Наименование должности
руководителя руководителя
ликвидируемого субъекта регистрирующего
хозяйствования органа
Подпись расшифровка Подпись расшифровка
Дата подписи Дата подписи
АКТ
N ____
______________________
место составления
приема-передачи документов
на хранение
Основание: Положение о Национальном архивном фонде Республики
Беларусь, утвержденное указом Президента Республики
Беларусь от 20 сентября 1996 г N 373.
В связи с ликвидацией _________________________________________
наименование субъекта хозяйствования
_______________________________________________________ передает, а
наименование организации
______________________________________________________ принимает на
наименование регистрирующего органа
хранение документы и страховые копии за ____ годы и справочный
аппарат к ним:
----T-----------T-------------T-------------T-----------T----------
N ¦ Название, ¦ Количество ¦ Количество ¦Количество ¦Примечание
п/п ¦ номер ¦ экземпляров ¦ дел (единиц ¦страховых ¦
¦ описи ¦ описи ¦ хранения) ¦копий ¦
----+-----------+-------------+-------------+-----------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6
----+-----------+-------------+-------------+-----------+----------
Итого принято __________________________ единиц хранения (в том
цифрами и прописью
числе страховых копий).
В регистрирующем органе фонд N __.
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностей лиц, Наименование должностей
производивших передачу лиц, производивших прием
Подпись расшифровка Подпись расшифровка
Дата подписи Дата подписи
Гербовая печать Гербовая печать
ликвидируемого регистрирующего
субъекта хозяйствования органа
