ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ
А.И.КОПЕЛЕВ,
юрист
В процессе осуществления текущего руководства деятельностью
персонала индивидуальные предприниматели, менеджеры и главные
бухгалтеры юридических лиц зачастую легкомысленно относятся к
процессу создания должностных инструкций для подчиненных им
работников. Однако грамотно составленная должностная инструкция дает
четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает
разрешать возникающие трудовые споры. Неправомерно этот локальный
акт часто недооценивают и пренебрегают им. Остановимся на значении
должностной инструкции в работе юридического лица и индивидуального
предпринимателя.
Безусловно, главенствующую роль при формировании условий труда
работника играет трудовой договор. Однако получить полное
представление о служебных обязанностях из текста договора довольно
сложно. В связи с этим между работником и работодателем часто
возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а в
дальнейшем и до судебного разбирательства. Должностная инструкция и
является тем локальным документом, который призван устранить все
возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и
максимально конкретизировать функции подчиненного.
Должностная инструкция - это локальный организационно-правовой
документ, в котором определяются основные функции, обязанности,
права и ответственность работников при осуществлении ими
определенной деятельности у нанимателя. В основном она носит
обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при
принятии на работу, а также при изменении трудового договора (при
переводе, перемещении, временном исполнении обязанностей другого
работника).
Должностные инструкции необходимы для упорядочения работы не
только отдела или иного структурного подразделения, но и всей
организации, в том числе работников индивидуального предпринимателя.
Например, в отделе бухгалтерского учета организации работа
может быть распределена таким образом, когда один бухгалтер несет
обязанности по отражению информации на счетах о состоянии и движении
имущества, другой - по отражению обязательств организации и т.д. В
случае уточнения в должностных инструкциях указанных работников
конкретных обязанностей исключаются ситуации, при которых возникал
вопрос, - кто должен был делать ту или иную проводку.
Как правило, должностная инструкция устанавливает обязанности
и права работников. Чтобы должностные инструкции не стали
бесполезными бумагами, о которых вспоминают лишь в случае проверок,
необходимо отнестись к созданию этих документов очень серьезно.
Должностные инструкции должны быть живыми (актуальными), рабочими,
четкими, динамичными, оперативно отражающими структурные и
организационные изменения.
Определенная сложность в разработке оптимальных должностных
инструкций вызывает некоторую негативную реакцию у должностных лиц
юридического лица и индивидуальных предпринимателей. Однако все это
компенсируется в дальнейшем имеющимися преимуществами данных
локальных актов. В качестве преимуществ можно указать такие, как:
- должностная инструкция, подписанная работником, позволяет
работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием
работника занимаемой должности при неисполнении последним своих
должностных обязанностей;
- должностные инструкции служат основой для аттестации
персонала;
- при наличии должностных инструкций трудовые споры часто
разрешаются внутри организации без привлечения государственных
органов;
- инструкции помогают равномерно распределять обязанности
между сотрудниками с похожими должностями (например, между
бухгалтером и главным бухгалтером);
- должностные инструкции позволяют избегать дублирования
обязанностей;
- должностные инструкции позволяют работодателю предъявлять к
работнику обоснованные претензии и применять дисциплинарные
взыскания.
Основой для разработки должностных инструкций является Единый
квалификационный справочник должностей служащих. Характеристики
должностей имеют три раздела: «Должностные обязанности», «Должен
знать», «Квалификационные требования». В разделе «Должностные
обязанности» определены основные трудовые функции, которые могут
быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную
должность. В разделе «Должен знать» содержатся основные требования,
предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также
знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений,
инструкций и других руководящих материалов, методов и средств,
которые работник должен применять при выполнении должностных
обязанностей. В разделе «Квалификационные требования» определены
должный уровень профессиональной подготовки работника и требования к
стажу работы, необходимые для выполнения возложенных на него
должностных обязанностей. В квалификационных характеристиках
представлены наиболее характерные для той или иной должности работы.
Обычно должностные инструкции разрабатываются и подписываются
руководителями структурных подразделений, но возможны и другие
варианты. В соответствии с постановлением Министерства финансов от 8
февраля 2005 г. № 15 «Об утверждении Инструкции о порядке
организации бухгалтерского учета организациями, финансируемыми из
бюджета, и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные
организации» главный бухгалтер разрабатывает должностные инструкции
для каждого работника бухгалтерии независимо от того, имеются ли у
них непосредственные руководители (начальники отделов, секторов и
т.д.).
Для разрешения организационных и управленческих вопросов
рекомендуем включать в должностные инструкции пункты о:
1) подчиненности работника в соответствии со структурой
управления юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Подчиненность может основываться на нормативных актах действующего
законодательства. Например, в соответствии со ст. 7 Закона от 18
октября 1994 г. «О бухгалтерском учете и отчетности» главный
бухгалтер, осуществляющий руководство бухгалтерским учетом в
организации, подчиняется непосредственно руководителю организации;
на основании приказа Министерства юстиции от 24 декабря 1998 г.
№ 371 «Об утверждении Типового положения о юридической службе
предприятия (объединения) в Республике Беларусь», юридическая служба
предприятия (объединения) подчиняется непосредственно руководителю
предприятия (объединения).
Нередко считают, что непосредственная подчиненность
подразумевается сама собой и может специально не оговариваться.
Однако действительным является только то, что закреплено в
документе, будь то локальный или нормативный правовой акт;
2) процедуре назначения, перемещения (перевода) и освобождения
от должности. Данная процедура кроме установленных законодательством
правил может содержать дополнительные условия, например, до издания
приказа работник может быть обязан согласовать свой перевод с
некоторыми должностными лицами;
3) квалификационных требованиях, предъявляемых к работникам,
занимающим данную должность. В их число могут входить требования о
соответствующем образовании, стаже работы и т.д.
Возможно добавление пунктов о содержании критериев оценки
качества выполняемых операций, режиме работы, условиях поощрения,
порядке проведения аттестации.
Теперь перейдем к содержанию должностной инструкции.
Рекомендуем включить в ее состав следующие разделы:
1. «Общие положения».
В данном разделе обычно предусматриваются сфера деятельности
работника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой
должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются
квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные
лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и
нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист
в своей деятельности. Следует учитывать, что этот раздел должен быть
унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет,
то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них.
2. «Функции».
Определяются основные направления деятельности работника при
выполнении им своих обязанностей. Однако необходимо стараться
уходить от практики установления общих, второстепенных и побочных
целей.
3. «Обязанности».
Перечисляются конкретные обязанности, возложенные на
работника; указывается форма его участия в управленческом процессе:
руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует,
согласовывает, представляет, курирует и пр.
4. «Права».
Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения
возложенных на него функций и обязанностей.
5. «Ответственность».
Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и
некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и
неиспользование предоставленных ему прав.
6. «Взаимоотношения».
Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист
вступает в служебные отношения и обменивается информацией,
указываются сроки получения и предоставления информации,
определяется порядок подписания, согласования и утверждения
документов.
Это предполагаемый минимум, без которого нет смысла в
должностной инструкции.
Главные достоинства любого нормативного документа - краткость
и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, противоречивый документ
невозможно исполнять; трудно и неудобно пользоваться объемным
документом - его утомительно читать, в нем тяжело ориентироваться,
легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем объемнее
должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней
несовместимых или двусмысленных положений. Единственное
предназначение нормативного документа - ответить на вопрос
исполнителя «что делать?» перед началом работ и на вопрос
руководителя «кто виноват?» в случае, когда полученный результат не
совпал с задуманным. Все остальное должно быть вычеркнуто из
должностной инструкции.
Назначение должностной инструкции - объяснить подчиненному,
что от него требуется. Должностная инструкция должна быть
исчерпывающей, т.е. описывать все действия, которые могут
потребоваться от подчиненного. Нет необходимости описывать ситуацию,
когда все нормально, ведь должностная инструкция нужна, когда что-то
происходит не так. На практике большинство должностных инструкций
оказываются бессильными в этот момент. Если вы не решаетесь прямо
доверить подчиненному принимать ответственные решения - постарайтесь
включить в должностную инструкцию обязанность доложить о
чрезвычайном происшествии.
Часто задают вопрос, необходимо ли менять инструкцию при смене
работников. Если на должность одного сотрудника приходит другой, а
функции этой должности не менялись, можно предложить последнему
расписаться в имеющемся документе. В некоторых организациях
используют именные инструкции. Разумеется, если инструкция была
написана для конкретного работника, то другой не имеет права
расписываться в ней. Поэтому следует помнить, что инструкция пишется
не на конкретного человека, а на должность.
Инструкция может согласовываться с соответствующими
юридическими, кадровыми и другими отделами организации или
курирующими должностными лицами. Утверждается должностная
инструкция, как правило, руководителем организации. Однако есть и
исключения из этого правила, установленные на законодательном
уровне. Так, в соответствии с п. 50 Правил организации
бухгалтерского учета и отчетности в банках Республики Беларусь,
утвержденных постановлением Правления Национального банка от 31
октября 2001 г. № 288, в каждом банке должны быть утверждены главным
бухгалтером или лицами, им уполномоченными, должностные инструкции
работников банка, занимающихся приемом, оформлением, контролем
расчетно-кассовых документов, обслуживанием юридических и физических
лиц по совершаемым ими в банке расчетно-кассовым операциям,
отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета, копии
которых передаются им под роспись.
В заключение следует подчеркнуть, что требования должностной
инструкции являются обязательными для работника с момента его
ознакомления с ней под расписку и до перевода (перемещения), в том
числе временного, на другую должность или увольнения, о чем
проставляется отметка в самой должностной инструкции.
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
_____________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) _______________________________
(должность руководителя организации)
_______________________________
(Ф.И.О. руководителя организации)
«____» __________________ 200 __ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
главного юрисконсульта
г. Минск __________№ __________
1. Общие положения
1.1. Юрисконсульт относится к категории специалистов.
1.2. На должность юрисконсульта назначается лицо, имеющее
высшее юридическое образование, без предъявления требований к стажу
работы.
1.3. Юрисконсульт назначается на должность и освобождается от
нее приказом директора по представлению начальника отдела кадров и
по согласованию с начальником юридического отдела или лиц, их
замещающих.
1.4. В своей деятельности юрисконсульт руководствуется:
действующим законодательством, приказами и распоряжениями
руководителя организации, уставом организации, правилами трудового
распорядка, положением о юридическом отделе.
1.5. Юрисконсульт должен знать:
1.5.1. законодательные акты Республики Беларусь, касающиеся
деятельности организации;
1.5.2. порядок заключения и оформления хозяйственных
договоров, коллективных договоров, тарифных соглашений;
1.5.3. основы экономики, организации труда и управления;
1.5.4. основы работы на средствах вычислительной техники и
связи;
1.5.5. правила внутреннего трудового распорядка;
1.5.6. правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.
1.6. Юрисконсульт подчиняется непосредственно начальнику
юридического отдела.
1.7. В случае временного отсутствия юрисконсульта (болезнь,
отпуск и пр.) его обязанности исполняет назначенный в установленном
порядке работник.
2. Функции
На юрисконсульта возлагаются следующие функции:
2.1. разработка документов правового характера;
2.2. обеспечение методического руководства правовой работой в
организации;
2.3. осуществление мероприятий по укреплению договорной,
финансовой и трудовой дисциплины;
2.4. учет, хранение действующих нормативных локальных актов,
своевременное внесение отметок об изменениях в них;
2.5. оказание консультационных услуг работникам организации по
организационно-правовым и другим юридическим вопросам;
2.6. оказание содействия работникам организации в оформлении
документов и актов правового характера.
3. Должностные обязанности
Юрисконсульт выполняет следующие обязанности, вытекающие из
возложенных функций:
3.1. совместно с другими структурными подразделениями
разрабатывает и осуществляет мероприятия, направленные на
обеспечение неуклонного соблюдения действующего законодательства, а
также принимает меры к предупреждению его нарушений;
3.2. совместно с другими подразделениями, а в отдельных
случаях самостоятельно обобщает практику применения
законодательства, а также разрабатывает предложения по
совершенствованию нормативных локальных актов;
3.3. проверяет соответствие требованиям законодательства
представляемых на подпись руководству проектов документов
(договоров, писем и т.д.);
3.4. принимает участие в разработке проектов документов по
совершенствованию системы управления, по определению прав и
обязанностей структурных подразделений, а также должностных лиц;
3.5. проводит работу по повышению роли хозяйственных договоров
и усилению ответственности за их выполнение, по укреплению
договорной дисциплины;
3.6. представляет в установленном порядке интересы организации
в суде, а также в других органах при рассмотрении правовых вопросов;
3.7. принимает участие в подготовке ответов на запросы
различных лиц, организаций и ведомств;
3.8. консультирует работников по вопросам применения ими
законодательства Республики Беларусь;
3.9. проводит изучение, анализ и обобщение результатов
рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, практики
заключения и исполнения хозяйственных договоров с целью разработки
соответствующих предложений об устранении выявленных недостатков и
улучшении хозяйственно-финансовой деятельности организации;
3.10. оформляет в соответствии с установленным порядком
документы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной
ответственности;
3.11. принимает участие в подготовке заключений по правовым
вопросам, возникающим в деятельности организации, проектам
нормативных актов, поступающих на отзыв, а также в разработке
предложений по совершенствованию деятельности организации.
4. Права
Юрисконсульт имеет право:
4.1. отказываться от выполнения работы, заведомо
противоречащей законодательству;
4.2. вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями,
предусмотренными настоящей инструкцией;
4.3. сообщать непосредственному руководителю о всех
недостатках в деятельности отдела (организации), выявленных в
процессе осуществления должностных обязанностей, и вносить
предложения по их устранению в пределах своей компетенции;
4.4. запрашивать и своевременно получать в других структурных
подразделениях в целом любые сведения, необходимые для выполнения
возложенных на него функций;
4.6. требовать от руководства организации оказания содействия
в осуществлении своих должностных обязанностей и прав;
4.7. знакомиться с проектами решений руководства организации,
содержащими вопросы, касающиеся его деятельности.
5. Ответственность
Юрисконсульт несет ответственность:
5.1. за ненадлежащее исполнение (неисполнение) своих
должностных обязанностей, за неправильность и неполноту
использования предоставленных прав;
5.2. за правонарушения, совершенные в процессе осуществления
своей деятельности;
5.3. за причинение материального ущерба - в пределах,
определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.
Начальник юридического отдела ____________________
(Ф.И.О.)
СОГЛАСОВАНО
___________________________________
___________________________________
С инструкцией ознакомлен:
___________________________________ «____» ___________ 200 _ г.
___________________________________ «____» ___________ 200 _ г.
17.06.2005 г.
Налоговый курьер предпринимателя, 2005 г., № 23, с.47
