Первичные документы по учету основных средств в организациях, финансируемых из бюджета
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
В ОРГАНИЗАЦИЯХ, ФИНАНСИРУЕМЫХ ИЗ БЮДЖЕТА
В.В.МАКАРЕВИЧ,
ведущий бухгалтер-эксперт
управления методологии
бухгалтерского учета
и отчетности Минфина
В соответствии со ст. 9 Закона от 18 октября 1994 г. «О
бухгалтерском учете и отчетности» в редакции от 25 июня 2001 г. (с
изменениями и дополнениями) факт совершения хозяйственной операции
подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую
силу. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они
составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации. Первичные документы, форма которых
не предусмотрена в альбомах, должны содержать следующие обязательные
реквизиты:
наименование, номер документа, дату и место его составления;
содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее
измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных
показателях;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной
операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные
подписи.
Типовые унифицированные формы первичной учетной документации
разрабатываются и утверждаются Министерством финансов. Первичные
учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах
либо в силу особенностей отдельных отраслей требуется применение
первичных документов, отличных от типовых, разрабатываются и
утверждаются по согласованию с Министерством финансов
республиканскими органами госуправления, осуществляющими
методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью в
соответствующих отраслях экономики (постановление Совета Министров
от 15 октября 2001 г. № 1493 «О государственном регулировании
бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь»).
Специализированные бланки учета разрабатываются и утверждаются
ведомственными инструкциями, согласованными с Министерством финансов
(например, внутриведомственные формы первичного бухгалтерского учета
для организаций здравоохранения разрабатываются Министерством
здравоохранения).
Для ведения бухгалтерского учета в организациях, финансируемых
из бюджета, и централизованных бухгалтериях в настоящее время (до
утверждения новых типовых форм первичной документации и регистров
бухгалтерского учета) должны применяться формы первичных документов
и регистров бухгалтерского учета, включенные в Альбом форм
бухгалтерской документации для учреждений и организаций, состоящих
на государственном бюджете СССР (в двух частях), составленный
центральной бухгалтерией по Государственному бюджету (далее -
Альбом). Однако во многие вышеназванные формы были внесены
изменения, поэтому они используются только в той части, которая не
противоречит Перечню документации ведения бухгалтерского учета,
установленного Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и
организациях, состоящих на государственном бюджете СССР,
утвержденной приказом Министерства финансов СССР от 10 марта 1987 г.
№ 61 (с изменениями и дополнениями), и формам, утвержденным
соответствующими нормативными документами (разделы I «Основные
средства», II «Материальные запасы», III «Малоценные и
быстроизнашивающиеся предметы», V «Денежные средства»).
В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета
исполнения смет доходов и расходов организаций, финансируемых из
бюджета, данные синтетического и аналитического учета формируются на
электронных носителях и ежемесячно выводятся на бумажные носители.
Содержание показателей выходных форм первичных документов и
регистров бухгалтерского учета должно соответствовать формам,
предусмотренным Альбомом либо утвержденным соответствующими
нормативными документами. Рассмотрим формы бухгалтерской
документации (первичные документы и регистры бухгалтерского учета),
применяемые в бюджетных организациях для оформления поступления,
внутреннего перемещения и выбытия основных средств.
Поступление и внутреннее
перемещение основных средств
В соответствии с п.17 Инструкции по бухгалтерскому учету
основных средств организациями, финансируемыми из бюджета,
утвержденной постановлением Министерства финансов от 20 декабря 2001
г. № 125, поступление объектов основных средств, внутреннее их
перемещение, выдача со склада оформляются следующими первичными
документами:
- актом приемки-передачи основных средств (форма ОС-1);
- накладной на внутреннее перемещение основных средств (форма
ОС-2);
- актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и
модернизированных объектов (форма ОС-3);
- накладной (требованием) (форма 434).
Указанные формы включены в Альбом (часть первая раздела I
«Основные средства»). Акт приемки-передачи основных средств (форма
ОС-1) применяется для оформления отдельных объектов, поступивших
путем:
- приобретения за плату у других организаций (поставщиков);
- строительства хозяйственным или подрядным способом;
- получения от других организаций и физических лиц в
безвозмездное пользование, по договору дарения;
- получения в хозяйственное ведение и оперативное управление.
Этим актом оформляется и безвозмездная передача основных
средств по распоряжению вышестоящей организации другим организациям.
Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта
передается учреждению-получателю для отражения в учете поступивших
основных средств, второй поступает в бухгалтерию организации,
безвозмездно передавшей основные средства, для списания с
материально ответственного лица выбывших основных средств.
Для однотипных и имеющих одинаковую стоимость машин,
аппаратуры, приборов, хозяйственного инвентаря и оборудования
допускается составление общего акта на несколько объектов.
Для приемки объектов основных средств приказом руководителя
(либо другим распорядительным документом) создается комиссия с
обязательным участием представителя бухгалтерии и материально
ответственного лица. Особое внимание необходимо обратить на
заполнение всех показателей формы. Должна быть дана краткая
индивидуальная характеристика объекта, в которой следует указать
наименования признаков, определяющих объект, материалы, размеры и
пр. Следует также отразить содержание драгоценных материалов
(камней, металлов и т.п.). Должны быть точно указаны наименование
объекта или детали, где находятся драгоценные металлы, их названия,
единица измерения и масса. Форма акта приемки-передачи в настоящее
время не предусматривает отражения в акте содержания драгметаллов.
Поэтому можно рекомендовать данные о содержании драгоценных металлов
отражать после описания краткой характеристики объекта.
Акт подписывается комиссией и утверждается руководителем
организации, после чего передается в бухгалтерию (централизованную
бухгалтерию) организации. К нему прилагается техническая
документация, относящаяся к объекту (чертежи, паспорта и др.). На
основании этих документов бухгалтерская служба организации для учета
и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому
объекту, кроме библиотечных фондов, независимо от того, находится ли
он на складе, в эксплуатации или на консервации, присваивает
инвентарный номер, который состоит из восьми знаков, и производит
соответствующие записи в регистрах бухгалтерского учета. Инвентарные
номера сохраняются за объектами на весь период их нахождения в
данном учреждении, а инвентарные номера списанных объектов не
присваиваются имуществу, вновь принятому к учету.
Все основные средства находятся на ответственном хранении
должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.
Материально ответственные лица ведут инвентарные списки основных
средств (форма ОС-13) по месту их нахождения.
Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и
модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3) применяется
для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из
ремонта, реконструкции, модернизации, подписывается членами приемной
комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных
средств, а также представителем организации (структурного
подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию,
утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и
сдается в бухгалтерию.
Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя
организация, то акт составляется в двух экземплярах. Первый
экземпляр остается в организации, второй передается организации,
проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. В техническом
паспорте объекта отражаются необходимые изменения в характеристике
объекта.
Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма
ОС-2) применяется при передаче объектов основных средств от одного
материально ответственного лица другому внутри учреждения или при
централизованном учете - от одного учреждения другому. Накладная
выписывается сдатчиком и с распиской получателя после занесения в
инвентарный список (форма ОС-13) передается в бухгалтерию, где
производятся записи в инвентарной карточке учета основных средств.
Выдача основных средств со склада производится по накладной
(требованию) (форма 434), которая выписывается в двух экземплярах и
утверждается руководителем организации.
Регистры аналитического учета основных средств
Аналитический учет основных средств ведется непосредственно в
бухгалтерии учреждения, а также материально ответственными лицами по
месту нахождения (эксплуатации) основных средств. В бухгалтерии
применяются следующие регистры аналитического учета основных
средств:
инвентарные карточки;
оборотные ведомости по аналитическим счетам;
мемориальные ордера - накопительные ведомости.
На каждый объект в зависимости от вида основных средств
бухгалтерия открывает инвентарные карточки учета основных средств в
бюджетных учреждениях форм ОС-6, ОС-8, ОС-9 с последующим
составлением раздельных оборотных ведомостей по основным средствам
формы 326. В формы карточек, включенных в Альбом, письмом
Министерства финансов СССР от 12 июня 1985 г. № 41-33 внесены
изменения.
Карточки формы ОС-6 предназначены для учета зданий,
сооружений, передаточных устройств, машин, оборудования,
инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря,
транспортных средств, другого инвентаря и оборудования. Открываются
карточки согласно акту приемки-передачи объектов основных средств
(форма ОС-1), техническим паспортам и другим документам. В карточке
указываются полное наименование объекта, краткая индивидуальная
характеристика (модель, тип, марка, заводской номер, дата выпуска и
др.), дата и номер акта о вводе в эксплуатацию, инвентарный номер
объекта, первоначальная стоимость. На основании акта приемки-сдачи
отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов
основных средств (форма ОС-3) в карточке делаются записи о
проведенных капитальном ремонте, реконструкции, модернизации. Записи
о внутреннем перемещении объектов основных средств вносятся в
карточку и инвентарный список (форма ОС-13) на основании накладной
(форма ОС-2).
Особое внимание при заполнении карточки необходимо обратить на
внесение показателей по содержанию драгоценных металлов (камней и
др.) в приобретенном оборудовании. Поскольку формой не предусмотрен
раздел об их содержании в объектах основных средств, то наименование
объекта или детали, где находятся драгоценные металлы, их названия,
единица измерения и масса показываются в разделе «Краткая
индивидуальная характеристика объекта».
Карточка формы ОС-8 предназначена для учета рабочего,
продуктивного и племенного скота, а также многолетних насаждений и
капитальных затрат по улучшению земель (без сооружений). В карточке
приводится индивидуальная характеристика животного с указанием
возраста, масти, тавра, клички. Многолетние насаждения учитываются
по инвентарным объектам с указанием вида насаждения, количества
высаженных единиц и площади. Учет капитальных расходов по улучшению
земель ведется в разрезе мероприятий: планировка земельных участков,
расчистка зарослей и т.д. с указанием занимаемой площади и стоимости
выполненных работ по каждому мероприятию.
Карточка формы ОС-9 предназначена для группового учета
библиотечных фондов и сценическо-постановочных средств. Записи в
карточке целесообразно производить по каждому предмету отдельной
строкой. На каждое наименование однородных предметов открывается
одна карточка.
Инвентарные карточки в обязательном порядке регистрируются в
описи инвентарных карточек формы ОС-10, ведущейся в одном
экземпляре. Записи в ней производятся по классификационным группам
основных средств с указанием года открытия карточек (год указывается
перед регистрацией первой карточки). Для каждой группы отводится
определенное количество страниц. Нумерация ведется по каждой группе,
начиная с единицы. В графе «Примечание» указываются дата и номер
мемориального ордера выбытия объекта. Описи сдаются в архив, когда в
них имеются отметки о списании объектов в последней инвентарной
карточке.
Поступление основных средств отражается в мемориальном ордере
№ 6 - накопительной ведомости по расчетам с разными учреждениями и
организациями формы 408. Записи в накопительной ведомости
производятся по каждому документу в отдельности с указанием
наименования, даты составления и номера, а также суммы хозяйственной
операции, оформленной данным документом.
Одновременно с записями в накопительные ведомости делается
разноска первичных документов в регистры аналитического учета. В
конце отчетного месяца бухгалтерия на основании регистров
аналитического учета составляет оборотные ведомости по аналитическим
счетам формы 326. Оборотные ведомости составляются ежеквартально. По
каждой группе субсчетов, объединяемых соответствующим синтетическим
счетом, материально ответственным лицам выводятся итоги по каждому
субсчету и в целом по синтетическому счету. Итоги оборотов и остатки
по каждому субсчету оборотных ведомостей сверяются с итогами
оборотов и остатками этих субсчетов книги «Журнал-главная» формы
308.
Выбытие основных средств
Основные средства в бюджетном учреждении могут выбывать по
следующим причинам:
- безвозмездная передача объектов основных средств;
- реализация объектов основных средств;
- невозможность дальнейшей эксплуатации вследствие физического
износа, аварий, стихийных бедствий;
- морально устаревшие.
Необходимо отметить, что бюджетному учреждению принадлежит
государственное имущество, находящееся в республиканской и
коммунальной собственности на праве оперативного управления. В
соответствии со ст. 279 Гражданского кодекса Республики Беларусь
(далее - ГК) учреждение не вправе без согласия собственника
отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним
имуществом и имуществом, приобретенным за счет средств, выделенных
ему по смете. Право оперативного управления возникает с момента
передачи имущества, если иное не установлено законом и иными
правовыми актами (ст. 280 п. 1 ГК).
В связи с этим выбытие основных средств в результате
реализации, безвозмездной передачи и прочее выбытие основных
средств, приобретенных за счет средств соответствующего бюджета,
следует производить по согласованию с соответствующими органами,
регулирующими вопросы управления и распоряжения указанным
имуществом.
Безвозмездная передача объектов основных средств,
осуществляемая по договорам дарения, передача организацией основных
средств в собственность другого юридического лица и т.д. оформляются
актом приемки-передачи основных средств (форма ОС-1).
Порядок списания основных средств
Основным документом, устанавливающим порядок списания
пришедших в негодность основных средств, являются Методические
указания о порядке списания имущества, относящегося к основным
средствам, организациями и учреждениями, состоящими на бюджете,
утвержденные Министерством финансов 17 декабря 1996 г. № 72 (с
изменениями и дополнениями) (далее - Методические указания).
Министерства, другие органы государственного управления,
осуществляющие методологическое руководство бухгалтерским учетом и
отчетностью в соответствующих отраслях экономики, могут по
согласованию с Министерством финансов в отраслевых инструкциях
устанавливать особенности списания объектов основных средств с
баланса организаций и формы актов применительно к отрасли. Если
такие особенности не определены, организации пользуются
Методическими указаниями.
Имущество, относящееся к основным средствам, списывается лишь
в тех случаях, когда оно не может быть в установленном порядке
передано другим организациям для дальнейшей эксплуатации или
реализовано в порядке, установленном законодательством. Следует
иметь в виду, что начисление амортизации в размере 100 процентов не
является основанием для его списания.
Для определения непригодности оборудования, хозяйственного
инвентаря и других объектов основных средств к дальнейшему
использованию, невозможности или неэффективности его восстановления,
` также оформления необходимой документации на списание приказом
(распоряжением) руководителя создается постоянно действующая
комиссия.
В состав комиссии включаются: руководитель или его заместитель
(председатель комиссии), главный бухгалтер или его заместитель,
лица, на которых возложена ответственность за сохранность имущества,
другие работники - специалисты по соответствующему оборудованию. В
учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, в состав
комиссии по согласованию с главным бухгалтером централизованной
бухгалтерии включается счетный работник этой бухгалтерии. Для
участия в работе комиссии могут привлекаться квалифицированные
специалисты сторонних организаций для определения технического
состояния объекта, невозможности или экономической
нецелесообразности его восстановления, а также для изъятия деталей и
узлов, содержащих драгоценные и цветные металлы.
Комиссия также определяет возможность использования отдельных
узлов, деталей, материалов списываемого объекта и производит оценку
исходя из цен возможного использования, осуществляет контроль за
изъятием цветных и драгоценных металлов, определяет вес и
контролирует их сдачу на склад.
Основные средства, пришедшие в негодное состояние, по мере их
выявления подготавливаются материально ответственными лицами к
предъявлению комиссии. Осмотр и актирование отобранных для списания
основных средств производятся комиссией в местах их нахождения по
мере необходимости или периодически в течение года с таким расчетом,
чтобы не допускать скопления большого количества объектов основных
средств, предназначенных к ликвидации.
Для оформления списания объектов основных средств комиссия
составляет акты на списание, являющиеся первичными учетными
документами, как правило, в двух экземплярах. Первый экземпляр после
подписания всеми членами комиссии и утверждения руководителем
передается в бухгалтерию (централизованную бухгалтерию), а второй
остается у материально ответственного лица.
Если имущество после актирования изымается у материально
ответственного лица и передается для хранения на склад либо
назначается лицо, ответственное за хранение до момента ликвидации,
то акт составляется в трех экземплярах.
На те объекты основных средств, для списания которых требуется
разрешение вышестоящих инстанций, акт составляется в четырех
экземплярах. Для получения разрешения руководитель представляет в
вышестоящую организацию либо в соответствующие органы, регулирующие
вопросы управления и распоряжения указанным имуществом, находящимся
в республиканской и коммунальной собственности, с письмом два
экземпляра акта, которые возвращаются в организацию с разрешением
(либо мотивированным отказом) на списание. Разборка и демонтаж
основных средств до утверждения актов (получения разрешения
вышестоящей организации) на списание объектов основных средств не
допускаются, а после их утверждения производятся в течение месяца.
Все детали, узлы и агрегаты разобранного и демонтированного
оборудования, годные к дальнейшему использованию, а также другие
материалы, полученные от ликвидации хозяйственного инвентаря и
другого имущества, приходуются по соответствующим субсчетам, на
которых учитываются указанные ценности; непригодные детали и
материалы приходуются как лом или утильсырье.
Детали и узлы, изготовленные с применением и содержанием
драгоценных металлов, учитываются организацией в соответствии с
нормативными актами и подлежат реализации соответствующим
организациям, имеющим лицензии на данный вид деятельности.
Акты на списание основных средств
В настоящее время используются следующие формы актов на
списание отдельных объектов основных средств:
- форма ОС-4 (бюдж.) «Акт о ликвидации основных средств в
бюджетных учреждениях»;
- форма ОС-4а (бюдж.) «Акт о ликвидации автотранспортных
средств»;
- форма 443 «Акт на списание с баланса инструментов,
производственного и хозяйственного инвентаря»;
- форма 444 «Акт на списание исключенной из библиотеки
литературы в бюджетных учреждениях»;
- форма ОС-4сх (бюдж.) «Акт на списание с баланса рабочего и
продуктивного скота».
Форма ОС-4 (бюдж.) «Акт о ликвидации основных средств в
бюджетных учреждениях» предназначена для списания одного объекта
(зданий, сооружений и т.д.). В ней указываются основные данные,
характеризующие объект основных средств: первоначальная
(восстановительная) стоимость, сумма начисленной амортизации, год
изготовления или постройки (для зданий), дата поступления в
учреждение, время ввода в эксплуатацию, подробно приводятся причины
списания, сведения о содержании и изъятии драгоценных металлов. При
составлении актов используется техническая документация: технические
паспорта, поэтажные планы, ведомости дефектов и т.д. На обороте акта
приводится расчет результатов от ликвидации, т.е. затраты на
ликвидацию и поступление материалов, узлов, деталей по цене их
возможного использования.
Форма ОС-4а (бюдж.) «Акт о ликвидации автотранспортных
средств» применяется при списании с баланса бюджетной организации
транспортных средств. При заполнении акта помимо общих данных
указывается пробег автомобиля, даются техническая характеристика
агрегатов и деталей и возможности их дальнейшего использования. В
случае списания основных средств, выбывших вследствие аварии,
чрезвычайных ситуаций, к акту прилагается копия акта о конкретном
происшествии, в котором указываются его причины и виновные лица.
Форма 443 «Акт на списание с баланса инструментов,
производственного и хозяйственного инвентаря» применяется для
списания с баланса однотипных предметов, инструмента,
производственного и хозяйственного инвентаря, приобретенных в одно
время, имеющих одинаковую стоимость и находящихся на ответственном
хранении у одного материально ответственного лица.
Форма 444 «Акт на списание исключенной из библиотеки
литературы в бюджетных учреждениях» применяется при списании
исключенной из библиотеки организации литературы. Комиссия
устанавливает состояние устаревшей по содержанию и пришедшей в
ветхость литературы. На оборотной стороне акта приводится список
исключаемой из библиотеки литературы, где указываются инвентарный
номер, автор и название книги, количество экземпляров, их цена и
общая стоимость. Если список составлен на нескольких страницах, то
подписи членов комиссии должны быть на каждой странице. Отдельная
опись составляется по ветхой литературе (изношенность книг, утеря
страниц, восстановление которых не представляется возможным). Первый
экземпляр акта с приложенной описью сдается в бухгалтерию
организации, второй остается у материально ответственного лица. К
акту прилагается документация о сдаче списанной литературы
организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, или же
указываются непосредственно в акте номер и дата документа.
Форма ОС-4сх (бюдж.) «Акт на списание с баланса рабочего и
продуктивного скота» составляется при списании рабочего и
продуктивного скота, выбракованного из основного стада и сданного
заготовительным организациям либо проданного на сторону.
При списании погибших продуктивных животных и рабочего скота
требуется обязательное заключение ветеринарного врача с указанием
причин падежа. Если прирезанное животное может быть использовано, то
в акте должно быть указано количество полученного мяса, а также
кожи, субпродуктов. Мясо, кожа и субпродукты приходуются на склад, о
чем кладовщик делает отметку в акте.
В актах указывается, что необходимые сведения отмечены в
инвентарном списке формы ОС-13 и инвентарных карточках форм ОС-6,
ОС-8, ОС-9.
Кроме того, учет операций по выбытию и перемещению основных
средств ведется в накопительной ведомости по выбытию и перемещению
основных средств формы 438 - мемориальный ордер № 9. Записи в
накопительную ведомость производятся по каждому документу в
раздельные мемориальные ордера, накопительные ведомости по операциям
за счет бюджетных средств и средств, полученных от
предпринимательской деятельности. При этом в графе «Итого»
записывается сумма выбывших и перемещенных объектов основных
средств, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов.
По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу «Журнал-
главная».
Организации, финансируемые из бюджета с 1 января 2005 г.,
будут применять новые типовые унифицированные формы первичной
учетной документации по учету основных средств и нематериальных
активов, утвержденные постановлением Министерства финансов от 8
декабря 2003 г. № 168:
- ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств»;
- ОС-1а «Акт о приеме-передаче групп объектов основных
средств»;
- ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных
средств»;
- ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных,
реконструированных, модернизированных объектов основных средств»;
- ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме
автотранспортных средств)»;
- ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»;
- ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме
автотранспортных средств)»;
- ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств»;
- ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов
основных средств»;
- ОС-6б «Инвентарная книга учета объектов основных средств»;
- ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования»;
- ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж»;
- ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования»;
- НА-1 «Акт о приеме нематериальных активов»;
- НА-2 «Инвентарная карточка учета нематериальных активов».
Этим же постановлением утверждена Инструкция о порядке
заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной
документации по учету основных средств и нематериальных активов.
(Согласовано: В.Е.ВАНКЕВИЧ,
начальник управления
методологии бухгалтерского
учета и отчетности Минфина)
01.11.2004 г.
Приложение №2 к Вестнику Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, 2004 г., № 7-8, с.68
