ЕСЛИ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИК УТРАТИЛ
БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Т.В.РЫБАКОВА,
ведущий бухгалтер-эксперт
управления методологии
бухгалтерского учета и
отчетности Минфина
При ведении хозяйственной деятельности каждую операцию
организация должна оформлять подтверждающими документами. Таково
требование бухгалтерского и налогового законодательства. Поэтому
одной из обязанностей организации является обеспечение сохранности
первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности. Эта обязанность закреплена Законом от 18
октября 1994 г. «О бухгалтерском учете и отчетности» в редакции от
25 июня 2001 г., с изменениями и дополнениями (далее - Закон). Так,
согласно ст. 16 Закона организации обязаны хранить первичные учетные
документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность
в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Законом от 6
октября 1994 г. «О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь».
План счетов бухгалтерского учета организации и другие
документы учетной политики должны храниться организацией не менее
пяти лет после года, в котором они использовались для составления
бухгалтерской отчетности в последний раз.
При ведении первичных учетных документов, регистров
бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на
машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в
течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.
Руководитель организации несет ответственность за организацию
хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности.
Конкретные сроки хранения первичных документов и отчетности
определены Перечнем типовых документов органов государственной
власти и управления, учреждений, организаций и предприятий
Республики Беларусь по организации системы управления,
ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным
имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием
сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного
комитета по архивам и делопроизводству от 6 августа 2001 г. № 38.
Кроме того, Налоговый кодекс Республики Беларусь (Общая часть)
обязывает налогоплательщиков в течение ряда лет, установленных
законодательством, обеспечивать сохранность данных бухгалтерского
учета и документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Для сохранности документов организациям рекомендуется
приобретать несгораемые шкафы, оборудовать помещения пожарной
сигнализацией, устанавливать на окнах металлические решетки.
Ответственность за утрату документов
Законодательством предусмотрена не только обязанность
организации хранить документы, но и ответственность за ее
невыполнение.
По факту необеспечения сохранности бухгалтерских документов
может быть составлен протокол об административном правонарушении и
наложен штраф, предусмотренный ст. 151-3 Кодекса об административных
правонарушениях Республики Беларусь (далее - КоАП). В соответствии
со ст. 224-3 КоАП дело о таком административном правонарушении
рассматривают налоговые органы, соответственно административные
штрафы за такие нарушения налагают начальники налоговых органов или
их заместители.
При наличии определенных обстоятельств налоговый орган
сообщает о фактах необеспечения сохранности бухгалтерских документов
в прокуратуру для возбуждения уголовного дела по признакам
преступления, предусмотренного ст. 377 «Хищение либо повреждение
документов, штампов, печатей» Уголовного кодекса Республики
Беларусь.
В соответствии с Законом факт совершения хозяйственной
операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим
юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем
совместно с другими участниками операции. Отсутствие первичных
документов, подтверждающих расходы, если эти расходы были учтены при
определении объекта налогообложения, может повлиять на его величину
при проведении проверки. Так, при отсутствии первичных документов,
подтверждающих понесенные предприятием расходы, проверяющими может
быть увеличена налогооблагаемая база. При этом, если плательщиком не
будет доказано иное, к нему может быть применена мера
ответственности, предусмотренная подпунктом 1.7 п. 1 Указа
Президента от 22 января 2004 г. № 36 «О дополнительных мерах по
регулированию налоговых отношений», за неуплату или неполную уплату
налогов, совершенную путем занижения, сокрытия налоговой базы в виде
штрафа в размере 40 процентов неуплаченной суммы налога, сбора, но
не менее 10 базовых величин.
Действия организации при утрате документов
Что делать, если, несмотря на все принятые меры, бухгалтерские
документы утрачены (потеряны, похищены или испорчены)? Прежде всего
организация должна получить официальное подтверждение происшедшего:
при стихийном бедствии, пожаре - справка органа МЧС (районного
отдела);
при затоплении - справка ЖЭСа;
при краже - справка местного управления внутренних дел,
решение суда.
В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и
документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством
финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105, в случае пропажи или гибели
первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает
приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В состав
комиссии обычно входят работники бухгалтерии и специалисты, которые
могут определить причины и последствия происшедшего (юрист, главный
инженер, инженер по технике безопасности и др.).
В необходимых случаях для участия в работе комиссии
приглашаются представители следственных органов, охраны и
государственного пожарного надзора. Если должностные лица
соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе
в комиссии, то впоследствии организации будет трудно документально
подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину
организации и ее должностных лиц в происшедшем.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который
утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта
направляется вышестоящей организации.
В акте подробно описывается место происшествия, а также
характер внешних повреждений. Кроме того, следует указать в акте
ответственных за сохранность документов (главный бухгалтер,
делопроизводитель и др.) и получить от них письменные объяснения.
К акту прикладывается опись утраченных (поврежденных)
документов, составленная после проведения в соответствии со ст. 12
Закона инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации и
оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по
инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными
Министерством финансов 5 декабря 1995 г. № 54.
Следующим шагом организации должно быть обращение в налоговые
органы с заявлением об утрате документов в результате форс-мажорных
обстоятельств. При этом нужно представить документальные
доказательства от официальных органов, подтверждающие чрезвычайный
характер происшествия.
Инспекция МНС, получив информацию об отсутствии у организации
бухгалтерских документов, в соответствии с п. 147 Инструкции о
порядке организации и проведения проверок налоговыми органами,
утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам от 29
декабря 2003 г. № 124, может предложить восстановить бухгалтерский
учет с предоставлением срока для восстановления учета, но не свыше
трех месяцев. Предложение по восстановлению учета вносится в форме
письменного требования налогового органа в адрес плательщика (иного
обязанного лица).
Если представленные организацией доказательства утраты
документов в результате чрезвычайных обстоятельств подтверждены
официальными органами, то с руководством налоговой инспекции можно
согласовать вопрос о временном непроведении налоговых проверок за
период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы.
Вместе с тем если организация не заявляла в налоговые органы
об утрате документов и не пыталась их восстановить, то при налоговой
проверке никакие объяснения не освободят от ответственности. Лицо,
совершившее налоговое правонарушение (а таковым, как уже говорилось,
является отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров
бухгалтерского и налогового учета), признается виновным, причем вне
зависимости от того, умышленно или по неосторожности было совершено
противоправное деяние. Статьей 26 Налогового кодекса установлено,
что действия (бездействие) законных представителей организации,
совершенные в связи с участием этой организации в отношениях,
регулируемых налоговым законодательством, признаются действиями
(бездействием) этой организации.
Восстановление утраченных документов
Для восстановления утраченных первичных документов организация
прежде всего должна обратиться в обслуживающий банк. По запросу
клиента кредитная организация предоставит выписку-реестр о
проведенных операциях по расчетному счету (по поступлению и списанию
средств) и копии платежных поручений. На основе полученных
документов можно полностью восстановить бухгалтерский учет движения
средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов,
расчеты с которыми осуществлялись через банк.
Кроме того, организация может обратиться ко всем своим
покупателям и поставщикам с просьбой предоставить копии тех
договоров, накладных, счетов, счетов-фактур и актов, которые имеют к
ней отношение. Постоянные партнеры вряд ли откажут в помощи в
подобной ситуации.
Если контрагента найти не удается (например, его адрес
изменился), то получить сведения о бывшем партнере организация может
следующим образом.
Сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГР), в
соответствии с Инструкцией о порядке ведения Единого
государственного реестра юридических лиц и индивидуальных
предпринимателей, утвержденной постановлением Министерства юстиции
от 28 апреля 2003 г. № 9, являются открытыми и доступными для
всеобщего ознакомления, за исключением сведений, составляющих
государственные секреты, банковскую, служебную и коммерческую тайну.
Доступ к данным ЕГР обеспечивается путем:
публикации в установленном законодательством порядке сведений
о зарегистрированных, а также о ликвидированных (прекративших
деятельность) юридических лицах и индивидуальных предпринимателях;
предоставления сведений по запросам заинтересованных;
размещения данных о юридических лицах и индивидуальных
предпринимателях в компьютерной сети Интернет.
Таким образом, узнать местонахождение своего бывшего партнера
организация может, обратившись либо непосредственно в Министерство
юстиции с запросом, либо к средствам массовой информации или
компьютерной сети Интернет.
Организация также может обратиться в свою налоговую инспекцию
с просьбой предоставить копии всех утерянных отчетов и налоговых
деклараций. При этом к заявлению следует приложить подтверждающие
документы официальных органов, акт комиссии с перечнем утраченных
документов и указанием причин их утраты. Следует, однако, учитывать,
что инспекция может и не предоставить соответствующие копии, так как
Налоговым кодексом подобная обязанность для налоговых органов не
установлена.
На основании полученных копий документов организация делает
оригиналы собственных исходящих первичных документов. Затем заново
формируются журнал хозяйственных операций и регистры бухгалтерского
и налогового учета. Если итоговые обороты в восстановленных
регистрах совпадут с данными, отраженными в бухгалтерской отчетности
и налоговых декларациях за соответствующие отчетные периоды, то это
свидетельствует о полном восстановлении бухгалтерского и налогового
учета в организации. Если какие-то показатели не сходятся, нужно
продолжать работу по восстановлению недостающих документов. В
конечном итоге организация должна полностью восстановить утраченную
документацию, иначе ей не избежать ответственности за налоговое
правонарушение.
Если восстановить документы невозможно
Иногда не удается восстановить все первичные документы. Это,
например, очень трудно сделать, если контрагенты отказались
предоставить необходимые копии документов или кто-то из бывших
партнеров ликвидирован как юридическое лицо. В этом случае при
проведении выездной налоговой проверки из-за отсутствия документов
организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях
налогообложения прибыли и применение налоговых вычетов по НДС.
Следовательно, ей придется пересчитать налоги и доплатить
необходимые суммы в бюджет.
Налоговые органы при проведении проверки вправе доначислить
организации налоги расчетным путем на основании имеющейся у них
информации о налогоплательщике или данных об аналогичных
налогоплательщиках (ст. 81 Налогового кодекса). Так, при определении
объектов налогообложения в расчетном порядке применяются два метода:
метод косвенного определения доходности конкретного вида
предпринимательской деятельности и метод прямого обсчета объектов
налогообложения.
(Согласовано: А.В.КРУПНОВА,
заместитель начальника
управления методологии
бухгалтерского учета и
отчетности Минфина)
13.06.2005 г.
Вестник-инфо, 2005 г., № 22, с.58 (опубликован - 13.06.2005)
