ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Т.В.РЫБАКОВА,
ведущий бухгалтер-эксперт
управления методологии
бухгалтерского учета и
отчетности Минфина
Сроки хранения документов
В результате деятельности организации образуется большое
количество документов, которые бывают временного хранения (до 10 лет
включительно), долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и
постоянного срока хранения.
В государственные архивы поступают только документы с
постоянным сроком хранения. Документы до 10 лет хранения остаются в
организации или сдаются в ее ведомственный архив.
Сроки хранения документов устанавливаются для всех организаций
независимо от формы собственности. Сроки хранения документов,
отражающих специфику деятельности организации или ее отдельных
функций, определяются отдельными нормативными актами.
Основными нормативными документами, в которых отражен порядок
формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии, являются:
- Закон от 6 октября 1994 г. «О Национальном архивном фонде и
архивах в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями);
- Основные правила работы архивов центральных и местных
органов государственной власти и управления, учреждений, организаций
и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии
Государственного комитета по архивам и делопроизводству от 30 апреля
1997 г. № 5;
- постановление Государственного комитета по архивам и
делопроизводству от 6 августа 2001 г. № 38 «Об утверждении Перечня
типовых документов органов государственной власти и управления,
учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по
организации системы управления, ценообразованию, финансам,
страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации,
внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о
порядке его применения».
Согласно ст. 16 Закона от 18 октября 1994 г. «О бухгалтерском
учете и отчетности» (с изменениями и дополнениями) организации
обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского
учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в
соответствии с Законом «О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь». План счетов бухгалтерского учета организации и
другие документы учетной политики должны храниться организацией не
менее пяти лет после года, в котором они использовались для
составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
При ведении первичных учетных документов, регистров
бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на
машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в
течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.
Руководитель организации несет ответственность за организацию
хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности.
Пунктом 4 Положения о порядке применения Перечня типовых
документов органов государственной власти и управления, учреждений,
организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы
управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению
государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям
с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением
Государственного комитета по архивам и делопроизводству от 6 августа
2001 г. № 38, определено, что исчисление срока хранения документов
производится с 1 января года, следующего за годом окончания их
делопроизводством. Для определения сроков хранения документов
необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить
полистный просмотр дел. Отбор дел (документов) на хранение или
уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не
допускается. Организация проведения и оформление отбора документов
на хранение и их уничтожение регламентируются законодательством
Республики Беларусь.
Ответственность за организацию хранения учетных документов,
регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности
возлагается на руководителя организации. Порядок хранения первичных
документов в организации определяет главный бухгалтер. Однако
существуют общие правила хранения первичных документов.
Организации негосударственной формы собственности могут по
желанию руководства предприятия сдавать дела в архив. В противном
случае все бухгалтерские документы хранятся в офисе то количество
лет, которое установлено для тех или иных бухгалтерских документов
нормативными актами.
До передачи бухгалтерских документов в архив организации они
должны храниться в бухгалтерии в закрывающихся шкафах. Бланки
строгой отчетности хранятся в сейфах, механических шкафах или
специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
При хранении учетных регистров должна обеспечиваться их защита
от несанкционированного доступа. Любые исправления в регистре
бухгалтерского учета должны быть подтверждены подписью лица,
вносившего исправления, и датой исправления. Содержание регистров
бухгалтерского учета и внутренней отчетности является коммерческой
тайной организации.
Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к
концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила
исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских
отчетов из бухгалтерии или из архива организации разрешается только
по распоряжению главного бухгалтера. Изъятие бухгалтерских
документов органами прокуратуры, судами и т.п. оформляется
протоколом. Копия протокола под расписку вручается должностному
лицу, ответственному за данный процесс в организации.
В случае пропажи или гибели бухгалтерских документов
руководитель организации приказом назначает комиссию. Результаты
работы комиссии оформляются актом, который утверждается
руководителем организации. В состав комиссии могут входить также
представители следственных органов, органов пожарного надзора и др.
Формирование дел
Для того, чтобы можно было быстро найти нужные документы,
необходима их систематизация, т.е. группировка документов в дела.
Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к
одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную
обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них
первого исполненного документа.
Документы включаются в дело только в одном экземпляре.
Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Если документов
больше, дело разделяется на два или более тома.
Важнейшее требование к формированию дел - группировка в
отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в
исключительных случаях документы разных сроков хранения, но
связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но
после принятия решения и окончания дела документы переформируются.
Документы формируются в дело за один календарный год. Исключение из
этого правила составляют переходящие дела. Документы помещаются в
дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными
материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Если приложения
имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома.
Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и
расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится
по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты
поступления. Например, отчет за 2002 год, составленный в 2004 году,
помещается в дело 2003 г. Перспективные планы должны быть отнесены к
году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и
отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.
Бухгалтерская документация в основном группируется по
хронологии. Документы группируются по месяцам, а также за квартал
или календарный год, при этом помесячно разделяются листом бумаги с
указанием месяца. Квитанции, накладные и другие аналогичные
документы группируются в порядке последовательности их номеров.
Номенклатура дел
Формирование бухгалтерских документов в дела должно
осуществляться в соответствии с номенклатурой дел -
систематизированным перечнем дел, образующихся в организации, с
указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает единый
подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех
структурных подразделениях организации. При составлении номенклатуры
дел необходимо соблюдать требования Государственной системы
документационного обеспечения управления, основных правил работы
архивов организаций, перечней документальных материалов с указанием
сроков их хранения.
От того, насколько грамотно проводилась работа по группировке
и описанию документов дел, зависит сохранность документов.
Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен
соблюдаться в любой организации независимо от ведомственной
принадлежности и формы собственности. Номенклатура дел содержит
такие реквизиты, как наименование организации, наименование
структурного подразделения, название вида документа (номенклатура
дел), дата, индекс, место составления, заголовок (на _____ год),
гриф утверждения, текст и т.д., подпись, гриф согласования.
Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле, составляет
статью номенклатуры дел.
В первой графе проставляется индекс дела, во второй графе
указывается заголовок дела, третья графа заполняется в конце
календарного года, когда становится известным количество томов или
частей каждого дела. Четвертая графа заполняется на основании
перечня документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность
плательщиков налогов, с указанием сроков их хранения. В графе
«Примечание» проставляются отметки о передаче дел в архив, об
уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах,
лицах, ответственных за формирование дел, и т.п.
Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков
в номенклатуре. Индекс включает условное обозначение подразделения и
порядковый номер самого дела. Например, 05 - 01 может означать, что
05 - бухгалтерия, 01 - порядковый номер дела в номенклатуре этого
года.
Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел
располагаются в определенной последовательности. Сначала
рекомендуется ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что
обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел,
включающих документы вышестоящих органов, далее - заголовки дел
организационной документации, после них - заголовки дел
распорядительной документации. Следующая группа - заголовки дел
плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные
планы), затем - переписка (сначала с вышестоящими органами, потом со
сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают
названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами
картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.
При составлении заголовков дел используют признаки документов,
помещаемых в дело. Заголовок должен быть сформулирован предельно
кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше
признаков. Термин «переписка» применяется при группировке
документов, представляющих собой корреспонденцию двух и более
учреждений. Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно
взять из перечня документальных материалов, в таком случае
определить срок хранения дела будет намного проще, так как
некорректно построенный заголовок затрудняет поиск статьи и срок
хранения документов дела.
В конце года необходимо подсчитать количество листов в каждом
деле. Четвертая графа заполняется на основании перечня
документальных материалов с указанием сроков их хранения. В ней
указывают срок хранения и номера статей по перечню. Данная графа
является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных
в последующем будут отбираться документы для хранения и уничтожения.
Если в процессе деятельности фирмы возникают дела,
формирование которых продлевается на следующий год, например дела о
строительстве объекта, то в этом случае в графе «Примечание» пишут
«переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело
переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.
В конце календарного года делается итоговая запись о
категориях и количестве заведенных дел, в которой отмечается общее
количество дел, а также дел постоянного, временного свыше 10 лет и
временного до 10 лет сроков хранения, а также количество переходящих
дел.
Номенклатура дел подразделения подписывается лицом,
ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном
подразделении, визируется руководителем структурного подразделения и
согласовывается с канцелярией и архивом учреждения.
Ответственность
Несоблюдение законодательства о порядке и сроках хранения
бухгалтерских документов и нарушение требований, предъявляемых
нормативными правовыми актами к хранению документов налогового
учета, могут повлечь за собой наложение на руководителя организации
административного взыскания в виде штрафа. Это определено Кодексом
Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее -
КоАП).
Так, по факту необеспечения сохранности бухгалтерских
документов может быть составлен протокол об административном
правонарушении, предусмотренном ст. 151-3 «Нарушение порядка ведения
бухгалтерского учета и отчетности, уничтожение документов или их
сокрытие» КоАП. В указанном случае в соответствии со ст. 224-3 КоАП
дело о таком административном правонарушении рассматривается
налоговыми органами. Налагают административные взыскания за данное
правонарушение от имени государственных налоговых органов начальники
этих органов и их заместители. Кроме того, налоговый орган сообщает
о фактах необеспечения сохранности бухгалтерских документов
прокурору для возбуждения уголовного дела по признакам преступления,
предусмотренного ст. 377 «Хищение либо повреждение документов,
штампов, печатей» Уголовного кодекса Республики Беларусь, при
наличии обстоятельств, указанных в уголовном законе.
Более того, в соответствии со ст. 9 Закона «О бухгалтерском
учете и отчетности» факт совершения хозяйственной операции
подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую
силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с
другими участниками операции. В связи с этим отсутствие первичных
документов, подтверждающих расходы, в том случае, если эти расходы
были учтены при определении объекта налогообложения, может повлиять
на его величину при проведении проверки.
Например, принимая во внимание отсутствие первичных
документов, подтверждающих понесенные предприятием расходы,
проверяющими может быть увеличена налоговая база налога на прибыль.
В такой ситуации, если плательщиком не будет доказано иное, к нему
применяется ответственность в соответствии с подпунктом 1.7 п. 1
Указа Президента от 22 января 2004 г. № 36 «О дополнительных мерах
по регулированию налоговых отношений» за неуплату или неполную
уплату суммы налога, совершенную путем занижения, сокрытия налоговой
базы, в виде штрафа в размере сорока процентов от неуплаченной суммы
налога, сбора (пошлины), но не менее десяти базовых величин.
Согласно п. 147 Инструкции о порядке организации и проведения
проверок налоговыми органами, утвержденной постановлением
Министерства по налогам и сборам от 29 декабря 2003 г. № 124,
плательщикам (иным обязанным лицам), не обеспечившим сохранность
бухгалтерских и иных связанных с налогообложением документов либо не
обеспечившим ведение учета в соответствии с требованиями Закона «О
бухгалтерском учете и отчетности», налоговый орган может предложить
восстановить бухгалтерский учет (учет доходов и расходов) с
установлением срока для восстановления учета, но не свыше трех
месяцев. Предложение по восстановлению учета вносится в форме
письменного требования налогового органа в адрес плательщика (иного
обязанного лица).
(Согласовано: А.В.КРУПНОВА,
заместитель начальника
управления методологии
бухгалтерского учета и
отчетности Минфина)
11.04.2005 г.
Вестник-инфо, 2005 г., № 14, с.58 (опубликован - 11.04.2005)
