ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА БИЛЕТОВ НА ПРОЕЗД
В АВТОБУСАХ РЕГУЛЯРНЫХ МАРШРУТОВ
Н.Н.КАНУС,
бухгалтер-эксперт
управления методологии
бухгалтерского учета и
отчетности Минфина
Практически каждая организация, индивидуальный
предприниматель, осуществляющие хозяйственную деятельность, имеют в
наличии различные бланки строгой отчетности: бланки
товаросопроводительных документов, квитанционные книжки, талоны,
билеты, бланки удостоверений и т.п. И в каждой организации (у
индивидуального предпринимателя) должен быть обеспечен надлежащий
учет поступления и движения таких бланков.
В соответствии с постановлением Совета Министров от 22 декабря
2001 г. № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования
бланков строгой отчетности» к бланкам строгой отчетности относятся
бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты,
бланки иных документов, имеющие идентификационный номер, нанесенный
при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие
требованиям, определяемым Министерством финансов по согласованию с
Министерством внутренних дел и Министерством юстиции.
Все бланки строгой отчетности подлежат обязательной
регистрации в Государственном реестре бланков строгой отчетности.
Поскольку проездные документы (билеты) на проезд в автобусах
регулярных маршрутов соответствуют вышеназванным критериям и
относятся к бланкам строгой отчетности, рассмотрим порядок учета
поступления, движения билетной продукции на их примере.
Следует отметить, что рассматриваемый порядок учета проездных
документов распространяется на юридические лица всех форм
собственности (далее - организации) и индивидуальных
предпринимателей. В случае отсутствия у индивидуального
предпринимателя (далее - предприниматель) наемных работников при
выполнении операций по хранению, учету и продаже проездных
документов (билетов) на проезд в автобусах регулярных маршрутов он
выступает в одном лице.
К билетной продукции относятся все виды установленных бланков
проездных документов (билетов) на проезд в автобусах регулярных
маршрутов, предназначенных для продажи пассажирам, без применения
кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем. К
подотчетным (материально ответственным) лицам относятся работники,
выполняющие операции по хранению, выдаче, продаже билетов и приему
выручки (работники складов, кассиры по хранению и выдаче билетов,
кассиры касс текущей и предварительной продажи билетов, кондукторы и
водители автобусов и др.).
Руководителем организации со всеми подотчетными лицами должны
быть заключены письменные договоры о полной индивидуальной
материальной ответственности. Кассир при приеме на работу обязан
ознакомиться с Правилами ведения кассовых операций и расчетов
наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными
постановлением Правления Национального банка от 26 марта 2003 г.
№ 57. Назначение подотчетных лиц осуществляется на основании приказа
руководителя организации.
Для билетной продукции, как и для всех бланков строгой
отчетности, должны быть обеспечены ее полная сохранность от порчи, а
также хранение, исключающее ее утерю или хищение из упаковки в пути
и из мест хранения (помещений билетных касс и т.п.).
Запас билетной продукции в кассах, наличные деньги, полученные
за ее продажу, а также документы, которыми оформлены приход и расход
билетной продукции и выручки до сдачи их в бухгалтерию организации,
должны храниться каждым материально ответственным лицом на рабочем
месте в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы
обязательно опечатываются или пломбируются.
Во всех первичных и учетных документах, используемых для
оформления и отражения приемки, оприходования, отпуска, продажи
билетной продукции (требования, товарные накладные, акты приема-
сдачи, акты на уничтожение и т.д.), должны указываться количество и
номера билетной продукции по каждому ее виду, серии и номинальной
цене в отдельности.
Все записи в первичных и учетных документах по билетной
продукции должны производиться чернилами разборчиво и ясно. Не
пригодная к использованию билетная продукция должна обязательно
сохраняться с составленным на нее реестром в течение месяца после
проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового
законодательства.
Уничтожение билетной продукции, не пригодной к использованию
по каким-либо причинам, может производиться в вышеуказанный срок
только по письменному разрешению руководителя организации
(предпринимателя). Для этой цели приказом руководителя организации
назначается специальная комиссия в составе представителей
администрации и бухгалтерии, которая должна проверить наличие
подлежащей уничтожению билетной продукции и дать заключение,
подтверждающее необходимость ее уничтожения.
В присутствии комиссии проверенная билетная продукция
упаковывается, опечатывается и опломбируется, о чем составляется акт
на списание бланков строгой отчетности с указанием серий и номеров
бланков билетов, подлежащих уничтожению. В трехдневный срок акт на
списание представляется на утверждение руководителю организации либо
утверждается предпринимателем. Руководителем организации акт
утверждается в течение пяти дней после его получения.
Фактическое уничтожение билетной продукции производится после
утверждения комиссией актов на списание, о чем составляется акт на
уничтожение, и в трехдневный срок утверждается руководителем
организации или предпринимателем.
В организации выдача билетной продукции подотчетным лицам
производится билетными кассирами касс хранения и выдачи билетов,
кладовщиками или другими уполномоченными на то материально
ответственными должностными лицами. Все операции касс хранения и
выдачи билетной продукции учитываются в книге учета движения
билетной продукции (далее - билетная книга), которая должна быть
пронумерована (с указанием количества листов), прошнурована,
скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером
организации (предпринимателем).
Для учета билетной продукции в билетной книге открываются
отдельные счета (страницы) по каждому ее виду и номинальной цене.
Подчистки и неоговоренные исправления в билетной книге запрещаются.
Исправления должны быть оформлены в установленном порядке. Также
допускается ведение билетной книги с помощью технических средств при
условии обеспечения защиты программных средств, выполняющих функции
билетно-учетных документов, от несанкционированного доступа.
Кассир кассы хранения и выдачи билетов должен хранить билетную
продукцию, подобрав ее по видам, номинальной цене, сериям и (в
пределах каждой серии) номерам, и выдавать ее в порядке очередности
серий и по возрастающим номерам в пределах каждой серии. Запас
билетной продукции в кассе хранения и выдачи билетов не должен
превышать лимита, установленного в организации, и быть не больше
девятидневной потребности.
Каждому подотчетному лицу, получающему билетную продукцию,
кассир кассы хранения и выдачи билетов открывает лицевой счет,
который подписывается главным бухгалтером и заверяется печатью
организации. В лицевом счете ставится присвоенный подотчетному лицу
номер, записываются фамилия, имя, отчество, сумма лимита,
заполняется первая строка «Остаток на 1-е число»; без указанного
оформления лицевой счет не может считаться открытым. Каждая выдача
билетов регистрируется кассиром, выдавшим их, в лицевом счете
подотчетного лица. При этом кассир обязан потребовать от
подотчетного лица расписку-подтверждение на лицевом счете в
получении билетной продукции, сделать записи о выданных билетах в
учетной книжке подотчетного лица и заверить все сделанные записи
своей подписью. Подотчетное лицо при получении билетной продукции
тут же на месте проверяет ее, а также правильность сделанных записей
в лицевом счете, что подтверждает своей подписью, и в учетной книжке
проверяет записи и наличие подписи кассира. Категорически
запрещается передача билетной продукции подотчетным лицом другому
лицу.
При прекращении подотчетным лицом деятельности, связанной с
реализацией билетов, в случае ухода в отпуск, увольнения и т.д.
работник обязан сдать всю имеющуюся у него продукцию кассиру кассы
хранения и выдачи билетов, который в его присутствии производит
пересчет бланков билетов, проверяет их сохранность, соответствие
серий и номеров билетов, полученным ранее, приходует полученные
бланки и производит соответствующие записи в лицевом счете и учетной
книжке подотчетного лица.
Кассир кассы хранения и выдачи билетов должен ежедневно
представлять в бухгалтерию организации суточный отчет, составленный
на основании лицевых счетов. Ежемесячно не позднее 5-7-го числа
кассир кассы хранения и выдачи билетов составляет и представляет в
бухгалтерию организации месячный отчет соответствующей формы вместе
с лицевыми счетами подотчетных лиц за истекший месяц.
Проверенный бухгалтерией и утвержденный руководителем
организации месячный отчет является основанием для бухгалтерской
записи по лицевому счету кассира кассы хранения и выдачи билетов на
забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
Предпринимателями для учета движения билетной продукции
используются билетная книга, учетная книжка кондуктора (водителя), а
также лицевые счета на каждое подотчетное лицо. В случае отсутствия
у предпринимателя наемных работников учет движения билетной
продукции производится им в билетной книге.
Помимо билетной продукции, предназначенной для одной поездки
на автобусе городского или пригородного маршрутов, населению
реализуется билетная продукция многоразового использования.
Билеты многоразового использования на проезд в автобусах
городских маршрутов могут продаваться кассирами по продаже билетов,
кондукторами, а также другими материально ответственными лицами
организаций, привлекаемых для реализации билетов на основании
договоров (далее - распространитель). Кассирам, занимающимся учетом
и выдачей подотчетным лицам билетов, производить продажу билетов
многоразового использования запрещается.
Если продажа билетов многоразового использования
осуществляется распространителями, то с ними заключается договор на
распространение билетной продукции. Отпуск билетной продукции
распространителю производится в соответствии с договором на
основании доверенности и оформляется товарной накладной на отпуск и
оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 или товарно-
транспортной накладной формы ТТН-1 с указанием серии, диапазона
номеров, стоимостной информации документов. Распространители должны
все нераспроданные билеты возвращать в билетные кассы организаций:
месячные - не позднее 15-го числа текущего месяца, декадные - не
позднее 6, 16 и 26-го числа текущего месяца. Оформление возврата
билетной продукции многоразового использования аналогично оформлению
ее отпуска.
На возвращенные распространителями билеты многоразового
использования ежемесячно составляется реестр по установленной форме.
На все возвращенные нераспространенные билеты многоразового
использования составляется акт на списание бланков строгой
отчетности, вместе с которым билеты опломбируются и хранятся до
уничтожения.
Комиссии организации следует не реже раза в квартал проводить
контрольную проверку правильности подсчета нераспространенных и
сданных на хранение билетов многоразового использования.
Распространители перечисляют выручку от реализации билетов, за
вычетом сумм, принадлежащих им за работу по распространению билетов
многоразового использования, на расчетный счет организации в сроки,
установленные договором на распространение билетной продукции.
В бухгалтерском учете организации учитывают билетную продукцию
на счете 10 «Материалы» на отдельном субсчете по стоимости
изготовления, а на забалансовом счете 006 «Бланки строгой
отчетности» учитываются наличие и движение находящихся на хранении и
выдаваемых под отчет билетов по номинальной стоимости.
В заключение необходимо отметить, что инвентаризация
неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения
проводится ежемесячно в порядке, установленном нормативными
правовыми актами Республики Беларусь.
(Согласовано: А.В.КРУПНОВА,
заместитель начальника
управления методологии
бухгалтерского учета и
отчетности Минфина)
01.04.2005 г.
Налоговый курьер предпринимателя, 2005 г., № 13, с.45
Вестник-инфо, 2005 г., № 17, с.53 (опубликован - 02.05.2005)
