ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР ПРЕДПРИЯТИЯ:
ПРИЕМ НА РАБОТУ И УВОЛЬНЕНИЕ.
А.В.КРУПНОВА,
заместитель начальника
управления методологии
бухгалтерского учета и
отчетности Минфина
В условиях становления и совершенствования национального
законодательства бухгалтер - это специалист, формирующий финансовую
политику предприятия. Стабильная работа, развитие и рентабельность
любой организации во многом зависят от профессиональных и личных
качеств бухгалтера. Без методологически правильного бухгалтерского
учета не смогут быть экономически эффективными ни крупная
промышленная корпорация, ни малое предприятие, ни кооператив, ни
индивидуальный предприниматель.
Профессия бухгалтера - довольно рутинная и в то же время
чрезвычайно ответственная работа, связанная с цифрами и документами.
Данные бухгалтерского учета и отчетности, формируемые в
результате кропотливой работы бухгалтеров, являются информационной
базой экономического анализа, планирования и прогнозирования
развития как организаций, так и всего народнохозяйственного
комплекса.
Бухгалтеры, как правило, формируют экономическую информацию и
представляют ее внутренним и внешним пользователям. Бухгалтерские
данные доводят до органов управления представители других
специальностей. Менеджеры организаций и руководители органов
государственного управления, принимая перспективные стратегические
решения, пользуются информацией, в основе которой - данные
бухгалтерского учета.
Профессия бухгалтера - одна из самых многочисленных в стране.
По объективным подсчетам, основанным на данных Единого регистра
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в Беларуси более
200 тысяч бухгалтеров (приблизительно 5 процентов трудоспособного
населения).
Профессия бухгалтера существует уже несколько сотен лет.
Предшественники современных учетных работников во все времена
пользовались большим признанием и авторитетом.
Постоянно вносимые изменения и дополнения в нормативную базу
республики делают и без того нелегкую работу бухгалтера еще более
трудной. Отсюда и высокая текучесть кадров. Для некоторых
предприятий смена главного бухгалтера - явление нередкое. А дела
нужно передавать и принимать грамотно. И прежде всего новый
руководитель бухгалтерии должен быть заинтересован в том, чтобы в
последующем отвечать лишь за свои действия.
Ответственность главного бухгалтера
Законом от 18 октября 1994 г. «О бухгалтерском учете и
отчетности» (с изменениями и дополнениями) (далее - Закон)
определено, что руководитель организации обязан организовать
бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его
ведения.
Руководитель организации должен обеспечить неукоснительное
выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к
учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил
ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета
документов и сведений. Он вправе в зависимости от объема учетной
работы:
создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение,
возглавляемое главным бухгалтером;
ввести в штат должность бухгалтера;
передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета
организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и
отчетности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным
предпринимателем;
вести учет лично в случаях, предусмотренных Законом или иными
законодательными актами Республики Беларусь.
Руководство бухгалтерским учетом в организации осуществляет
главный бухгалтер, при отсутствии в штате должности главного
бухгалтера - бухгалтер, главный бухгалтер организации, оказывающей
услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, или специалист-
бухгалтер, являющийся индивидуальным предпринимателем.
Главный бухгалтер, осуществляющий руководство бухгалтерским
учетом в организации, подчиняется непосредственно руководителю
организации.
В компетенцию главного бухгалтера входят:
постановка и ведение бухгалтерского учета в организации;
формирование учетной политики организации;
составление и своевременное представление полной и достоверной
бухгалтерской и налоговой отчетности.
Указания и распоряжения главного бухгалтера в пределах его
компетенции обязательны для всех структурных подразделений и
работников организации.
В сферу ответственности главного бухгалтера входят
формирование учетной политики, организация бухгалтерского учета,
своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской
отчетности. Он, в частности, несет ответственность в случаях:
недостоверного и несвоевременного учета и контроля за
совершением и регистрацией хозяйственных операций, движением
имущества, исполнением обязательств, следствием чего явились ошибки
в учете, искажения и несвоевременное составление и представление
установленной отчетности;
неосуществления учетной политики, направленной на
предупреждение недостач, растрат, незаконного расходования средств
предприятия;
неправильного исчисления налогов, сборов и других обязательных
платежей, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
неправильного проведения инвентаризации всех статей баланса и
отражения в учете ее результатов.
На практике случается, что руководитель организации и главный
бухгалтер по-разному оценивают хозяйственную операцию. Приоритет в
этом случае отдается первому, а второму следует лишь принять к
исполнению документы после получения соответствующего письменного
распоряжения руководителя. Напомним, что согласно Закону глава фирмы
полностью в ответе за возможные негативные последствия таких
действий. Оригиналы распоряжений рекомендуется сохранять (вплоть до
увольнения и передачи дел преемнику) на случай возникновения
конфликтной ситуации.
Назначение и освобождение главного бухгалтера
Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от
должности руководителем организации в соответствии с ее
учредительными документами.
На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее
высшее специальное образование, а в исключительных случаях - лицо,
не имеющее высшего специального образования, при наличии у него
специального образования и стажа работы по специальности бухгалтера
не менее пяти лет.
Следовательно, если должность главного бухгалтера введена в
штат организации, то его принимает на работу и увольняет, как
правило, руководитель. В структурных подразделениях предприятий
необходимо при этом согласие головной (материнской) организации; для
различных объединений юридических лиц - вышестоящей.
Трудовые отношения счетных работников, как и всех других, с
администрацией регулируются Трудовым кодексом Республики Беларусь.
Всякое перемещение лиц, с которыми заключены или заключаются
письменные договоры о полной материальной ответственности,
производится по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его
заменяющим).
Передача дел
Прием и сдача дел главными бухгалтерами осуществляются на
основании приказа руководителя организации, в котором обязательно
указывается срок передачи. При этом необходимо присутствие
представителя администрации организации, а для самостоятельных
структурных подразделений и унитарных предприятий - представителя
администрации головной организации, обладающего необходимыми
знаниями. Однако их неявка не приостанавливает этот процесс, хотя
подпись представителей на акте приема-передачи дел обязательна.
Если участие прежнего главного бухгалтера невозможно
(например, вследствие смерти), то вновь назначенный главный
бухгалтер принимает дела в присутствии представителя администрации
предприятия. Следует составить акт приема дел бухгалтерии в том же
порядке, как и обычный приемо-сдаточный акт. Аналогичным образом
следует поступать и в случае, если существует длительный временной
период между уходом и приходом руководителя бухгалтерии.
Перед началом передачи проверяется состояние кассы. В
результате должен быть оформлен акт, который прилагается к акту
приема-сдачи дел. Его подписывают оба бухгалтера, кассир и
представитель администрации, после чего главный бухгалтер, сдающий
дела, освобождается от руководства бухгалтерией, а преемник получает
право подписи платежных поручений, чеков и других банковских и
финансовых документов. До оформления этого права подписи увольняемый
главный бухгалтер ставит свою подпись на банковских документах под
контролем нового. В дальнейшем главный бухгалтер, принимающий дела,
руководит текущей работой бухгалтерии и ведет проверку состояния
финансовой работы, учета и отчетности.
Составление приемо-сдаточного акта
Дела передаются на основе последнего баланса. Полностью
проверяются состояние материального и денежного учета, расчетных
статей баланса, а также отчетности организации и после этого
оформляется приемо-сдаточный акт. Он составляется с использованием:
периодических и годовых бухгалтерских отчетов и балансов, а
также решений руководящего органа (общего собрания акционеров) или
головной организации по этим отчетам;
выписок со счетов в банке, договоров, актов сверки расчетов и
других документов расчетного характера;
финансовых планов, смет, штатных расписаний, титульных
списков;
регистров синтетического и аналитического учета (книги,
оборотные ведомости, карточки);
актов снятия натурных остатков, сличительных ведомостей и
протоколов инвентаризационной комиссии;
актов ревизий и обследований;
материалов о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не
переданных в органы расследования.
Подписывают приемо-сдаточный акт бухгалтеры (принимающий и
сдающий дела), представитель администрации. В акте указывается дата
передачи дел. Он выписывается в двух-трех экземплярах. Первый
остается в бухгалтерии, второй - у увольняемого работника, третий
при необходимости направляется в головную или вышестоящую
организацию.
Приемо-сдаточный акт составляется для разграничения
ответственности принимающего и передающего дела бухгалтеров. Его
цель - проиллюстрировать состояние дел на момент смены. Акт должен
отражать:
основные финансовые показатели работы организации;
состояние первичной документации учета, отчетности и прежде
всего материального и денежного учета;
мероприятия, необходимые для улучшения ведения учета и
финансового контроля.
Проверка финансового состояния организации может продолжаться
довольно долго. Кроме того, новый руководитель бухгалтерии ведет
текущие дела, и объем работы для него в данный период увеличивается
многократно. Это может негативно сказаться на результатах работы
организации в целом. В качестве альтернативы можно пригласить для
проведения анализа финансового состояния организации при передаче
дел аудиторскую фирму. Она представит отчет о состоянии учета и
отчетности, на основе которого и будет подготовлен приемо-сдаточный
акт.
Акт состоит из двух частей - общей (вводной) и основной.
- В первой указывается организационная и методологическая
характеристика бухгалтерского учета, которая отражает:
характеристику формы ведения учета (мемориально-ордерная,
журнально-ордерная, автоматизированная);
состояние всех регистров синтетического и аналитического
учета;
состояние первичной документации, применение утвержденных
типовых и специализированных форм бланков;
состояние кассы и учета денежных средств (имеется ли должность
кассира или денежные операции производит подотчетное лицо,
обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности,
состояние записей в кассовой книге и остаток наличных денег, других
ценностей в кассе и т. п.);
состояние учета расчетных операций (реальность дебиторской и
кредиторской задолженности, наличие просроченной и безнадежной
дебиторской задолженности, не перечисленных своевременно в бюджет
сумм, просроченной кредиторской задолженности, актов сверки взаимных
расчетов и т. п.);
состояние учета производства;
сведения о соблюдении отчетной дисциплины (установленные и
фактические сроки представления отчетности в текущем году);
состояние учета основных средств, нематериальных активов
(когда последний раз проводилась инвентаризация имущества, сведения
о полноте и качестве инвентаризации, в каком виде и у кого хранятся
инвентарные описи, книги, карточки, ответственные хранители
ценностей и т. п.);
состояние материального учета (сведения о наличии актов сверки
бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата
последней сверки, сведения об инвентаризации материальных
ценностей);
правильность оформления и хранения документов (данные о
хранении и учете бланков строгой отчетности, имеются ли описи дел,
подшиты и пронумерованы ли документы, правильно ли произведено
последнее изъятие документов по причине истечения предельного срока
хранения и т. п.);
общее финансовое состояние организации, штаты и фонды
заработной платы (сведения о наличии утвержденных штатных
расписаний, отклонения фактических данных по должностям и окладам от
утвержденных, фонд заработной платы штатного и нештатного персонала
и его использование, наличие и качество заполнения лицевых и
налоговых карточек);
сведения об аппарате и организации работы бухгалтерии (штат
бухгалтерии, его укомплектованность, распределение обязанностей
между сотрудниками, должностные инструкции, наличие основных
инструктивных материалов по бухучету и отчетности, обеспеченность
бухгалтерскими книгами и бланками учета и отчетности и т. п.).
- Вторая часть акта - основная - включает перечень
передаваемых бухгалтерских и первичных документов, а также архив с
указанием, за какой период они составлены. Все первичные документы и
регистры бухгалтерского учета должны быть сшиты в папки за
определенный период в соответствии с установленным порядком.
В акте приема-сдачи дел указывается наличие или отсутствие
книг, регистров и первичных документов. Он должен быть документально
обоснован, однако не следует передавать дела ревизионными методами.
Если в процессе смены бухгалтеров обнаруживаются факты
злоупотреблений, преемник вправе потребовать от администрации
назначения документальной ревизии (аудита).
Подписывая акт, бухгалтер, освобождаемый от должности, может
сделать соответствующие мотивированные оговорки о своем несогласии с
какими-либо его положениями. Представитель администрации должен дать
свое письменное заключение по указанному разногласию. Если у
администрации к уходящему бухгалтеру есть вопросы или претензии,
нужно предложить ему внести исправления в учет либо привлечь в
установленном законодательством порядке к дисциплинарной,
материальной или уголовной ответственности.
05.09.2005 г.
Вестник-инфо, 2005 г., № 32, с.72 (опубликован - 05.09.2005)
